Werken met offertes

Elke bedrijfseigenaar weet dat duidelijke, professionele prijsschattingen essentieel zijn om klanten aan te trekken en te behouden. Maar de meesten hebben geen tijd of geduld voor repetitief en vervelend papierwerk. Daarom maakt sitee Price Estimate Builder het schrijven en afhandelen van offertes eenvoudig, snel en gepolijst, ongeacht het type bedrijf dat je runt.

De volgende onderwerpen le ggen alles uit wat je moet weten over het maken en beheren van schattingen in sitee:

Sitee prijsopgaven: Overzicht en voordelen

Met sitee kunt je schattingen maken die uitgebreid, professioneel en aantrekkelijk zijn, terwijl je tijd, moeite en geld bespaart. Bovendien maken de professionele uitstraling van de offerte en de opties om deze online te verwerken elke keer weer een positieve indruk op klanten. Dit is waarom de module Schattingen goed is voor je bedrijf.

Bespaar tijd bij het schrijven van offertes

• Stel regelitems op in een paar seconden: Sitee Price Estimate Builder is gesynchroniseerd met je diensten, dus je kunt gewoon de items selecteren die je nodig hebt. Als iets dat je wilt opnemen niet in de lijst staat, voeg het dan gewoon toe als een nieuw item en sla het op in je itemlijst.

• Maak aanpassingen, correcties en berekeningen in een handomdraai: Wijzig de artikellijst, voeg een vereiste belasting toe of werk een belastingtarief snel en eenvoudig bij. sitee berekent alle totalen automatisch en geeft de waarden weer terwijl je aan de schatting werkt. (Klik hier voor meer informatie over het samenstellen van de artikellijst en het toevoegen van belastingen).
• Kloon je offerte en gebruik hem opnieuw: Met de functie Schatting kopiëren kun je een schatting dupliceren, indien nodig kleine wijzigingen aanbrengen en naar een andere klant sturen.

Inspanning besparen bij de follow-up

• Stel vervaldatums en automatische herinneringen in: Maak opvolging eenvoudig door sitee automatisch jou of de klant een herinneringsbericht te laten sturen kort voordat de schatting verloopt. Je stelt de vervaldatum en het tijdstip voor het verzenden van de herinnering in.

• Volg eenvoudig de status van een schatting: Op de pagina Schattingen van sitee kun je eenvoudig elke schatting vinden door te zoeken op klantnaam, vervaldatum of nummer. Je kunt de lijst met schattingen ook filteren om alleen schattingen met een bepaalde status te bekijken, bijvoorbeeld Binnenkort Verlopen. Als een klant actie onderneemt op de offerte (reageert, goedkeurt, enz.), ontvang je direct een automatische melding in je inbox en/of op je smartphone
• .
  Beweeg het proces vooruit met één klik: Zodra je klant akkoord gaat, hoef je niet handmatig een factuur te maken. Klik gewoon op Factuur uitgeven om sitee automatisch een professionele factuur te laten maken op basis van de items die je in de schatting hebt vermeld. Je kunt de factuur altijd nog aanpassen voordat je hem naar de klant stuurt.

Maak een goede indruk op je klanten

• Presenteer overzichtelijke, complete en duidelijke offertes: Het strakke ontwerp en de eenvoudige structuur van je offerte zorgen ervoor dat klanten deze snel kunnen scannen en de uitsplitsingen gemakkelijk kunnen begrijpen.
• Neem berichten en voorwaarden op in je offerte: sitee laat je persoonlijke notities aan de klant toevoegen en biedt een apart gedeelte waar je officiële voorwaarden en condities kunt invoegen.
• Laat klanten direct online reageren en ondertekenen: Wanneer klanten de offerte openen, hebben ze met één klik de mogelijkheid om de offerte goed te keuren, te downloaden en af te drukken, of om je een reactie te sturen via het klantenportaal. Je kunt ook een e-handtekening vereisen voor goedkeuring van de schatting.

Levenscyclus van een schatting

Met de module Schattingen van siteekun je het hele proces van schatting tot factuur op één plek afhandelen, zodat je georganiseerd blijft zonder dubbel werk. Dit diagram toont de stroom:

Stap 1: Schatting maken

De intuïtieve calculatiemodule helpt je om elke keer weer professionele en uitgebreide calculaties te maken. Belastingen, kortingen en totalen worden automatisch berekend en weergegeven terwijl je werkt. Raadpleeg Schattingen maken voor meer informatie over de calculatiemodule: Principes en praktijk.

Stap 2: Stuur per e-mail naar de klant

Wanneer je de schatting verstuurt, zorgt sitee ervoor dat je klanten belangrijke informatie, zoals het eindtotaal en de vervaldatum, meteen zien. Ze kunnen de schatting vervolgens openen in het klantenportaal of met één klik een bericht naar je terugsturen. Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe een e-mailbericht eruit zou zien voor een klant.

Stap 3: Klant beoordeelt en reageert

Als klanten op de knop Raming bekijken in de e-mail klikken, openen ze een dialoogvenster voor het afhandelen van de raming in het klantenportaal. Van hieruit kunnen ze snel een van de volgende acties ondernemen:

• De schatting goedkeuren en ondertekenen
• De schatting afwijzen
• Je een antwoord per e-mail sturen
• De schatting openen door op Schatting weergeven te klikken. Vanuit de open begroting kunnen ze klikken om de begroting goed te keuren, te downloaden, af te drukken of terug te keren naar het klantenportaal.
• Klik op Bekijk conversatie om alle eerdere gerelateerde correspondentie met jou te bekijken.

Stap 4: Behandel het antwoord van de klant

Zodra de klant reageert, ontvang je een melding in je sitee Inbox. (In het onderstaande voorbeeld heeft de klant jeofferte goedgekeurd en ondertekend.) Jekunt nu een van de volgende acties direct vanuit je Postvak IN uitvoeren:

• Factuur uitgeven: Genereert een factuur op basis van de items en prijzen in de schatting.
• Schatting bekijken: Opent een weergave van de schatting op de pagina Schattingen.
• Downloaden: hiermee wordt een PDF-versie van de schatting gedownload, inclusief handtekening (indien ingeschakeld).
• Schatting kopiëren: Dupliceert de schatting zodat je deze naar andere klanten kunt sturen.
• Stuur een antwoord per e-mail naar je klant.