Groepsevenementen maken en beheren – Sitee

Een groepsevenement is een dienst met meerdere deelnemers. Lessen, seminars en workshops zijn voorbeelden van groepsevenementen. Groepsevenementen werken anders dan een-op-een afspraken. Om klanten de mogelijkheid te geven zich in te schrijven voor een groepsevenement, moet je het groepsevenement aanmaken in je dienstenmenu en vervolgens evenementen in je agenda zetten waarvoor klanten zich kunnen inschrijven.

Er zijn twee stappen om een groepsevenement te maken waarvoor je klanten zich kunnen inschrijven:

Maak het evenement aan: Dit doe je door een nieuw groepsevenement toe te voegen aan je menu Diensten. Wanneer je het evenementtype maakt, geef je de locatie, de prijs, het maximum aantal inschrijvers en andere basisgegevens op.
Plan het evenement: Nadat je het groepsevenement in je menu Diensten hebt gemaakt, stel je evenementen in op je sitee Agenda op de datum en tijd van het evenement. Dit zijn de feitelijke evenementen waarvoor klanten zich zullen inschrijven.

Groepsevenementen toevoegen aan je servicemenu

1. Ga naar je sitee-account en navigeer naar Instellingen > Mijn services.
2. Klik linksboven op de knop Nieuwe service en selecteer Groepsevenement.
3. Stel het volgende in:

Een naam voor het evenement.
Locatie: Waar en hoe de afspraak plaatsvindt, bijvoorbeeld online via een webconferentie of
persoonlijk bij jou op kantoor.
Duur van de service.
Prijs van de afspraak: Het kan gratis of betaald zijn.

4. Klik op Maken om je nieuwe service meteen te maken.

Ga naar de onderstaande sectie voor meer aanpassingsopties voor services of begin meteen met het plannen van evenementen.

Belangrijk: Als u de instellingen van een evenement op enig moment wijzigt, zijn de wijzigingen niet van toepassing op evenementen die je al in de agenda hebt gepland.

Geavanceerde instellingen

Voor aanvullende instellingen:

Ga naar je servicemenu onder Instellingen > Mijn services.
Klik op de dienst die je wilt bewerken (of klik op het potloodpictogram ernaast).

U kunt de volgende instellingen bewerken:

Service info: Servicenaam, beschrijving, afbeelding, het aantal aanwezigen en zichtbaarheidsinstellingen (privé, invite-only evenement? Verberg het uit het servicemenu!). Selecteer Aantal resterende plekken weergeven als je het aantal resterende plekken in een evenement wilt weergeven naarmate het volloopt - denk eraan dat deze instelling alleen invloed heeft op de weergave van de online planning in de lijstweergave.
Locatie: Type locatie en protocol, zoals wie de locatie selecteert, welke online vergaderprovider wordt gebruikt, enz.
Duur: De duur van het evenement en de optie om een voorbereidingstijd in te stellen indien nodig.
Prijs: Hoe de kosten worden weergegeven aan klanten en betalingsopties.
Meldingen voor klanten: Pas de automatische meldingen aan voor het boeken van deze specifieke service. Als je dit gedeelte aanpast, worden de standaard automatische klantberichten overschreven.
Intakeformulier voor cliënten: Voeg extra vragen toe aan het intakeformulier dat klanten moeten invullen bij het boeken van deze service. Deze vragen worden gesteld naast het standaard intakeformulier.

Klik op Opslaan in de linkerbovenhoek van de pagina om je wijzigingen op te slaan.

Groepsevenementen plannen

Zodra je een service voor groepsevenementen hebt gemaakt, is de volgende stap het instellen van de data en tijden waarop je het evenement aanbiedt. Dit zijn de evenementen waarvoor je klanten zich kunnen inschrijven. (Het omgekeerde is ook waar: als je geen evenementen op de kalender instelt, kunnen klanten zich niet inschrijven voor deze dienst).

Begin in je sitee-account en navigeer naar je Agenda.
Klik ergens op de kalender waar je een groepsevenement wilt instellen en klik op Groepsgebeurtenis.

Let op: Omdat ze handmatig worden ingesteld op vooraf gedefinieerde tijden, zullen evenementen je beschikbaarheid negeren. Dat betekent dat als je een evenement buiten je kantooruren instelt, dat evenement beschikbaar zal zijn voor planning, ongeacht je persoonlijke beschikbaarheid of drukte.

3. Selecteer het evenement uit de vervolgkeuzelijst.
4. Pas indien nodig de begin- en eindtijd aan.
5. Pas indien nodig de voorbereidingstijd en het maximum aantal deelnemers aan.
6. Selecteer de medewerker die het evenement organiseert.
7. Door op "Locatie & Prijs" te klikken kun je deze standaardwaarden ook bewerken.
8. Je kunt een besloten evenement maken dat niet in het servicemenu verschijnt: het zal alleen toegankelijk zijn voor registratie via een uitnodigingslink. Om een privé-evenement te maken, schakel je het selectievakje Evenement alleen op uitnodiging in.
9. Als je het evenement regelmatig wilt aanbieden (wekelijks, maandelijks, enz.), klik dan op "Wordt niet herhaald" en stel de frequentie van de evenementen in.
10. Klik op Evenement maken.

Het evenement kan nu worden ingepland via de uitnodigingslink of in je servicemenu.

Klanten handmatig registreren

Klik op het evenement in je agenda. Je ziet alle momenteel geregistreerde klanten in het deelvenster aan de rechterkant van het scherm.

Om klanten handmatig te registreren:

Klik op de knop Cliënten registreren in de linkerbovenhoek.
Selecteer klanten uit je klantenlijst en klik op Doorgaan.
Voeg een notitie toe die als onderdeel van de registratiemelding en agenda-uitnodiging naar je klanten wordt gestuurd voor het evenement en klik op Verzenden.
Je kunt je evenement ook promoten om online inschrijvingen uit te nodigen.

Zodra klanten zijn geregistreerd, zie je hun namen in de lijst Deelnemers. Je kunt de deelnemers direct vanuit deze lijst beheren (bijv. hun betalingsstatus controleren, hun registratie annuleren, enz.)

Opnieuw plannen en annuleren

Een evenement opnieuw plannen

Klik op de knop Bewerken.
Pas de begin- en eindtijd aan.

Zorg ervoor dat het selectievakje voor meldingen is ingeschakeld, zodat je klanten een e-mail krijgen met een melding van de wijziging.

Een evenement annuleren:

Klik op de pagina met evenementdetails op de knop Evenement annuleren. Er wordt dan een annuleringsbericht verstuurd naar alle geregistreerde deelnemers.
Op dit moment kun je ervoor kiezen om je klanten terug te betalen als er betalingen zijn gedaan of geregistreerd. Merk op dat alle uitstaande betalingsverzoeken ook worden geannuleerd.

Let op: sitee activeert alleen een restitutie als je Stripe of Square gebruikt om betalingen via vcita te accepteren. Elke PayPal-betaling of handmatig vastgelegde betaling zal alleen worden gemarkeerd als terugbetaald in Sitee. Ze moeten nog steeds worden terugbetaald via hun respectieve kanalen.

Evenementbezoekers een bericht sturen

Om een snelle aankondiging te doen aan alle deelnemers van je evenement, klik je gewoon op Stuur naar iedereen. Je kunt een e-mail sturen of een document delen.

Een evenement wijzigen

Voor alle andere wijzigingen aan een evenement,

Klik op Bewerken om verschillende details van een evenement bij te werken, zoals het maximum aantal deelnemers, de prijs, de locatie en meer.
Zorg ervoor dat het selectievakje voor meldingen is ingeschakeld, zodat geregistreerde klanten een e-mail krijgen met de wijzigingen.