vcita ondersteunt bulkimport van klanten vanuit elk bestand in CSV/Excel-indeling. Het gebruik van een CSV/Excel-bestand voor de import geeft je de flexibiliteit om gegevens te importeren in aangepaste klantvelden, zodat je specifieke informatie kunt verzamelen en opslaan die nuttig is voor je zakelijke behoeften en workflows. Daarnaast kunnen klantstatus, tijdzones, tags en notities rechtstreeks worden geïmporteerd in de relevante secties van de klantenkaart.
Opmerking: Bestanden moeten correct geformatteerd zijn voor een succesvolle import. Raadpleeg Een aangepast CSV- / Excel-bestand maken voor meer informatie over het correct voorbereiden van uw bestand voor een succesvolle import. |
Klanten importeren vanuit een spreadsheet
1. Begin in het gedeelte Klanten van je vcita-account. Klik op de knop Importeren boven aan de pagina.
Het venster Gegevens importeren wordt geopend.
2. Klik op Aan de slag. Selecteer vervolgens de optie Spreadsheet.
3. Je kunt meerdere geneste klanten onder elke contactpersoon importeren (zoals studenten onder hun ouder, projecten onder een contactpersoon, etc.) of alleen individuele contactpersonen importeren. Als je geneste klanten importeert, zorg er dan voor dat je de instructies volgt om je spreadsheet op de juiste manier aan te passen.
4. Nadat je een selectie hebt gemaakt, wordt je gevraagd om het importbestand te slepen of te uploaden.
Opmerking: Het bestand mag niet groter zijn dan 2 MB. |
De pagina voor het toewijzen van velden wordt geopend. De kolomkoppen van het importbestand staan aan de linkerkant. De labels van de velden in je Client Card instellingen staan aan de rechterkant (als je meer contact- en klantvelden moet toevoegen aan je vcita-account, kun je dat doen onder Instellingen > Klant- en contactgegevens.
4. Vervolgens ga je de kolommen in je spreadsheet koppelen aan de klantkaartvelden in sitee. Alle gegevens onder de geselecteerde kolomkop worden geïmporteerd in het corresponderende kaartveld aan de sitee-zijde.
In dit voorbeeld mappen we de kolom Adres in het spreadsheet naar het contactpersoonveld Adres in sitee.
Belangrijk: Zorg ervoor dat de gegevenstypen van de gemapte velden overeenkomen. Als je bijvoorbeeld een verjaardagsveld koppelt aan het verjaardagsveld (datumkiezer) in vcita, zorg er dan voor dat de verjaardag in de spreadsheet is ingesteld op het datatype 'datum'. Niet overeenkomende gegevens kunnen ertoe leiden dat de informatie niet wordt geïmporteerd. |
Opmerking: Als je bepaalde kolommen niet wilt importeren, selecteer dan Negeren (of laat de optie Selecteren ongewijzigd). |
5. Klik op Volgende als u klaar bent met het in kaart brengen. Het totale aantal gevonden contactpersonen wordt boven aan de pagina weergegeven.
6. Contactpersonen die al in uw klantenlijst staan, worden standaard NIET geïmporteerd. Als u nieuwe gegevens wilt importeren in bestaande contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Overschrijven. (De huidige gegevens op hun klantenkaarten worden overschreven).
Opmerking: Bestaande contactpersonen worden geïdentificeerd aan de hand van hun e-mailadres. |
7. Klik op Importeren. Het importeren begint. U kunt tijdens het importeren aan andere taken blijven werken.
Uw spreadsheet opmaken
Voor een succesvolle import moet uw CSV/Excel-bestand een specifieke structuur en syntaxis hebben. In de volgende secties wordt uitgelegd hoe u uw bestand correct kunt opmaken:
- Richtlijnen voor structuur en syntaxis
- Importeren van tijdzone, status, tags en notities
- Gegevens voor aangepaste velden importeren
- Omgaan met speciale tekens / niet-Engelse letters
Richtlijnen voor structuur en syntaxis
- Zorg ervoor dat je gegevens linksboven in je spreadsheet beginnen.
- De eerste rij moet kolomkoppen bevatten die de velden in je bestand definiëren. De afbeelding hieronder toont een voorbeeld van een correcte bestandsopzet (merk op dat kolom F een aangepast veld is).
- Laat geen openingen tussen rijen of gebruik andere niet-standaard opmaak.
Belangrijk: We raden aan om voor elke klant minimaal een voornaam, achternaam en e-mailadres te importeren. |
Belangrijk: Als je importbestand niet-Engelse letters of speciale tekens bevat, raadpleeg dan Speciale tekens verwerken. |
Tijdzone, klantstatus, tags en notities importeren
Neem een kolomkop Tijdzone, Status, Tags of Notities op in je spreadsheet om deze gegevens in vcita te importeren. Na het importeren vind je de velden in de klantenkaart:
- Tijdzone: Als je agenda is geconfigureerd om meerdere tijdzones te ondersteunen, verschijnt dit veld in het gedeelte Contactinfo van de klantenkaart. Klik op Toon meer om extra informatie uit te vouwen.
Belangrijk: Voor een succesvolle import moet je tijdzones in een specifiek formaat invoeren in het importbestand. Download de bijlage aan het einde van dit artikel om de juiste formaten te bekijken. |
- Status: Te vinden in het contactinformatiegedeelte van de klantenkaart onder de naam van de klant.
- Notities: Te vinden in het tabblad Notities van de klantenkaart.
Gegevens voor aangepaste velden importeren
Aangepaste velden importeren:
- Maak eerst de relevante aangepaste velden in je Clientkaart. Raadpleeg Clientvelden toevoegen voor meer informatie over het aanpassen van je Clientkaart.
- Voor het beste resultaat zorg je ervoor dat de kolomkoppen in je spreadsheet overeenkomen met de namen van de klantvelden waar je ze aan wilt koppelen.
Belangrijk: Als de aangepaste velden niet bestaan in uw Client Card-instellingen, worden de gegevens in de aangepaste kolommen van uw importbestand niet geïmporteerd. |
Het volgende voorbeeld toont enkele aangepaste velden in het import bestand:
Gegevens van selectievakjes importeren
Dit geldt voor zowel de basis Checkbox-velden als het Opt-in voor campagnes Checkbox-veld.
Voor het succesvol importeren van gegevens voer je de gegevens in als Waar of Onwaar. Je kunt ook 1 (voor Waar) of 0 (voor Onwaar) invoeren. Bijvoorbeeld:
Speciale tekens / Niet-Engelse letters verwerken
Als je klantenlijst in een niet-Engelse taal is opgesteld of als je speciale tekens in je lijst gebruikt, is het aanbevolen om Excel te gebruiken om je importbestand op te bouwen. Als je geen toegang hebt tot Excel, moet je je CSV-bestand opslaan met UTF-8 codering. Anders worden de gegevens niet goed geïmporteerd.
Om een CSV-bestand met UTF-8 codering op te slaan:
1. Klik vanuit Bestandsbeheer met de rechtermuisknop op je CSV-bestand en open het met Kladblok of een andere eenvoudige teksteditor.
2. Selecteer in het menu Bestand Opslaan als om het dialoogvenster Opslaan als te openen.
3. Open onderaan het dialoogvenster Opslaan als de lijst Codering en selecteer UTF-8. Klik vervolgens op Opslaan.
Klik vervolgens op Opslaan.
Sjabloon voor klantimport
Download en vul de sjabloon onderaan dit artikel in om aan de slag te gaan. Je kunt velden verwijderen die je niet wilt gebruiken (we raden sterk aan om de velden e-mail, voornaam en achternaam te behouden) en kolommen toevoegen voor de aangepaste velden in je vcitaccount.
Vertaald met www.DeepL.com/Translator (gratis versie)
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.