Ontwerp en mogelijkheden van nieuwe klantenkaarten

Bij sitee begrijpen we dat je klanten het hart van je bedrijf vormen.

We realiseren ons ook dat het in de huidige wereld van overvolle inboxen, meldingen en gegevens steeds moeilijker wordt om gefocust te blijven, overzicht te houden en klantinformatie te gebruiken om je bedrijf te laten groeien.

Daarom revolutioneren we jeklantbeheer met een gloednieuwe Client Card die gestroomlijnder, robuuster en gebruiksvriendelijker is dan ooit tevoren.

Hier vindt je een overzicht van wat je te wachten staat:

 

Overzicht van veranderingen

• Strak nieuw ontwerp. Je klantenkaart krijgt een gemoderniseerd uiterlijk, met een prachtig merk en helder kleurenschema dat prettig is om naar te kijken.
• Volledig 360° beeld. We consolideren al je klantgegevens en contactgegevens in één scherm, netjes verdeeld over 3 hoofdsecties. Je krijgt eenvoudig toegang tot meer belangrijke klantinformatie en inzichten, zoals opgeslagen betalingsinformatie (Cards on File), een nieuwe sectie met hoogtepunten van activiteiten en recente klantnotities, evenals een gloednieuw, speciaal tabblad Notities. Accounts met meerdere medewerkers zullen ook de toegewezen medewerkers van hun klant kunnen zien.
• Nieuwe conversatiepagina. Je Conversation-pagina komt vooraan te staan op de Client Card-tabbladen, zodat je er snel en gemakkelijk bij kunt, en toont een enkele, geconsolideerde thread van al je interacties met cliënten. Dit betekent dat je door alle berichten, boekingen, betalingen en formulieren van klanten kunt scrollen vanaf één centraal scherm zonder één extra klik.
• Betere toegang tot meer acties. Met het tabblad Conversatie vooraan zijn meer gangbare acties voor klanten direct beschikbaar, zoals de acties 'Herinner me in...' en 'Uitnodigen via e-mail'. Je hebt ook direct toegang tot de conversatiebalk en snelkoppelingen voor snelle acties, zodat je in een paar seconden directe berichten, uitnodigingen voor afspraken of betalingsverzoeken kunt versturen. Je kunt ook snel een klantnotitie toevoegen zonder naar een aparte notitiesectie te hoeven navigeren, zodat je je gegevens makkelijker kunt bijhouden.
• Verbeterd activiteitenbeheer. Om je te helpen activiteiten bij te houden en sneller en eenvoudiger vervolgacties te ondernemen, hebben we de tabbladen Reserveren en Betalen georganiseerd en geüpgraded. Je tabbladBoekingen is nu handig ingedeeld in Komende en Verleden boekingen, en je tabblad Betalingen geeft je een overzichtelijke weergave van alle betalingsitems van je klanten, en niet alleen de meest recente, zodat je nooit meer weg hoeft te navigeren om te krijgen wat je nodig hebt.
• Beter teamwerk. Als je in sitee met medewerkers werkt, kun je beter samenwerken met een nieuwe gedeelde weergave. Als je een medewerker instelt op Gedeelde weergave, kan hij of zij alle interacties met klanten zien voor elke klant waar hij of zij in het verleden mee heeft gewerkt of waar hij of zij nu mee werkt vanuit de nieuwe Conversatieweergave. Voor meer informatie over de komende wijzigingen voor medewerkers, ga je naar het artikel Personeelstoewijzing en weergavemachtigingen.

Hier volgt een overzicht van alle aankomende wijzigingen:

 

 

Een compleet 360° beeld: je klantverhaal in één oogopslag

Hier volgt een korte rondleiding door je nieuwe klantenkaartpagina:

Lay-out en ontwerp: Het nieuwe gestroomlijnde en gemoderniseerde ontwerp is makkelijker voor de ogen en geeft je een 360° beeld van de info en activiteiten van je klant in één enkel scherm, netjes verdeeld over 3 vensters:

Dit is wat je in elk deelvenster kunt vinden:

Deelvenster met klantgegevens [#1]: Hier vind je alle belangrijke informatie over je klant, de meest recente notitie die is gemaakt of bijgewerkt over je klant en een sectie met hoogtepunten over klantactiviteiten, inclusief belangrijke activiteiten in het verleden of in de toekomst, zoals een aanstaande boeking of uitstaande betaling. Bij accounts met meerdere medewerkers wordt ook de toegewezen medewerker van de klant weergegeven.

Deelvenster Clientactiviteiten [#2]: Opent op het tabblad Gesprekken met je klant met al je interacties met klanten in één doorlopende thread. De overige tabbladen geven je al je gebruikelijke klantactiviteiten (Boekingen, Betalingen, Documenten) met een verbeterd en meer georganiseerd ontwerp, evenals een gloednieuw, speciaal tabblad Notities.

Deelvenster Contactinformatie [#3]: Geeft je alle contactgegevens en details van je klant, zodat je snel contact kunt opnemen, evenals de status van je klant en de beoordeling die hij je heeft gegeven (indien van toepassing). Je kunt dit deel ook gebruiken om de betalingsgegevens van je klant te beheren en op te slaan (Cards on File).

Je kunt nog steeds eenvoudig velden met klantgegevens rechtstreeks vanaf je klantenkaart beheren. Klik gewoon op het potloodpictogram boven het deelvenster met klantgegevens of contactinformatie om velden en formulieren toe te voegen of te bewerken.

 

 

Opmerking: De gebruikelijke compacte weergave aan de rechterkant van je klantenkaart krijgt ook een upgrade met een beter ontwerp en meer informatie die vanaf het begin wordt weergegeven. Je hebt er zoals voorheen toegang toe wanneer je de activiteiten van een klant in het systeem bekijkt, zoals hieronder getoond.

Hier ziet je een overzicht van je nieuwe compacte Client Card vanaf je Documenten pagina:

 

Een nieuwe en verbeterde conversatiepagina

Dit is absoluut een hoogtepunt van je nieuwe klantenkaart.

Tot nu toe toonde je inbox en tabblad Conversatie elke keer dat een klant interactie had met je bedrijf, of dat nu was door een afspraak te boeken, een document te delen of gewoon online contact met je op te nemen, een nieuw en apart conversatie-item voor die interactie.

Je moest door de titels van activiteiten scrollen om dat gesprek binnen te gaan en te reageren, berichten te sturen of directe vervolgacties te ondernemen:

 

We zagen de noodzaak om al je interacties met klanten te verzamelen - ongeacht het type interactie of wanneer deze plaatsvindt - allemaal op één centrale locatie: een nieuw tabblad Conversaties helemaal vooraan op je nieuwe Client Card pagina.

De nieuwe strakke look:

 

Van nu af aan komen alle interacties van je klanten in één enkele weergave terecht en worden ze opgeslagen en bijgewerkt in een doorlopende thread, voor een compleet 360° beeld van al je interacties met klanten:

• Boekingen
• Betalingen
• Berichten
• Documenten
• Klantbeoordelingen
• Contactformulieren

Vanaf nu verzamelt je inbox ook alle afspraken per klant, zodat je één inbox-item per klant hebt en veel minder rommel. Klik op de klantopdracht in je inbox en ga direct naar je nieuwe en enige Conversaties-pagina voor die klant.

 

Stimuleer beter teamwerk

Werk je met personeel?

Tot nu toe kon een medewerker alleen zijn eigen interacties met een klant zien, en kon hij alleen met zijn klant in gesprek gaan via een eerdere interactie die hij met die klant had of door een nieuwe interactie te starten.

Een medewerker kon bijvoorbeeld geen betaling aannemen voor een afspraak die hij bij een andere medewerker had geboekt.

Vanaf nu kan, dankzij de nieuwe pagina met één gesprek, elk toegewezen personeelslid elke interactie opvolgen als ze zijn ingesteld op de modus Gedeelde weergave.

 

Ga voor meer informatie over de nieuwe instellingen voor medewerkers naar ons artikel Personeelstoewijzing en weergavemachtigingen.

Meer informatie en inzichten, direct vanaf het begin

Omdat we weten dat je weinig tijd hebt, hebben we ervoor gezorgd dat je meer informatie krijgt, en meer kritieke informatie sneller.

Gesprekken: Het tabblad Conversaties is nu de voorpagina van je klantenkaart, zodat je alle interacties tussen je klant en je bedrijf altijd direct voor ogen hebt en je in een handomdraai vervolgacties kunt ondernemen.

Klanteninformatie: Je krijgt meer klantinformatie in één oogopslag.

• Meer info in één oogopslag: We brengen al je Main & Info-tabbladen en de contactgegevens van je klant naar de voorpagina door ze te combineren in de linker- en rechterzijpanelen: Vind klantinformatie, tags, status, informatie over sociale mediaprofielen en meer direct vanaf het begin.
• Gloednieuwe info: Het deelvenster met de nieuwe klantenkaart toont de meest recente klantnotitie, hoogtepunten van nieuwe klantactiviteiten en toegewezen medewerkers (indien van toepassing). Het contactinformatiepaneel geeft je de opgeslagen betalingsinformatie van je cliënt (Cards on File).

Activiteit highlights: Dit is een nieuwe sectie in het linker deelvenster van de cliëntinfo, die je belangrijke inzichten geeft, zodat je weet wat de volgende actie is die je moet ondernemen en nooit een slag mist.

Het gedeelte Activiteitshoogtepunten bevat:

• # credits over in elk van de gekochte pakketten van de klant
• Totaal betaald: bedrag dat de klant tot op dit moment heeft ontvangen
• Openstaande en achterstallige betalingen
• Laatste boeking
• Komende boeking
• # no shows

Betere toegang tot meer acties

Met het tabblad Conversatie vooraan zijn meer algemene acties voor klanten direct beschikbaar, wat minder onnodig klikken en navigeren betekent, en al met al minder gedoe:

• Voeg direct een notitie toe vanuit de hoofdwerkbalk voor cliënten om je gegevens beter bij te houden.
• De acties op de clientwerkbalk zijn beschikbaar op de voorpagina van je clientkaart: Herinner me in... Uitnodigen via e-mail, Markeren als spam en Client verwijderen in het menu Meer.
• + Nieuw: Snellere toegang tot de knop Nieuw voor belangrijke klantacties zoals Nieuwe factuur, Nieuwe offerte, Betaling opnemen, etc.
• Onmiddellijke toegang tot de conversatiebalk en snelkoppelingen + pictogram, zodat je in een paar seconden directe berichten, uitnodigingen voor afspraken of betalingsverzoeken kunt sturen.

 

Verbeterd activiteitenbeheer

De nieuwe Client Card helpt je om bovenop je client management taken te blijven en om belangrijke informatie op een georganiseerde manier te vinden en vast te leggen.

Zo werkt het:

• De 360°-weergave met het nieuwe ontwerp met 3 vensters
• De enkele conversatie thread met alle interacties vooraan
• Directe toegang tot conversaties, berichten, directe acties en andere clientmanagementacties, zoals de Herinner mij in... voor het instellen van interne herinneringen.
• De nieuwe activiteit highlights sectie
• De nieuwe recente notitie
• De nieuwe knop Notitie toevoegen die beschikbaar is in de werkbalk voor cliënten
• Je kunt eenvoudig klant- en contactinformatie bewerken, en/of klantveld- en formulierinstellingen direct vanaf je nieuwe klantenkaart.
• Elk activiteitentabblad is nu georganiseerd in handige categorieën voor snelle weergaven en zoekopdrachten in plaats van een algemene lijstweergave zoals voorheen.

Nieuw georganiseerde activiteitentabbladen:

Je kunt de activiteiten van je klanten beter dan voorheen volgen en beheren met de verbeterde tabbladen Boekingen, Betalingen en Documenten.

We introduceren ook een gloednieuw, speciaal tabblad Notities voor het efficiënter bijhouden van gegevens.

Hier volgt een overzicht van elk van de nieuwe activiteitentabbladen:

1. Nieuw tabblad Notities:

Tot nu toe moest je notities toevoegen en beheren vanuit het hoofdgedeelte van je klantenkaart. Elke notitie toonde slechts een kleine hoeveelheid tekst per keer, dus het zoeken en bladeren door notities duurde langer.

Vanaf nu heb je een speciaal tabblad met notities, zodat je notities van cliënten kunt maken, bijwerken en bijhouden in een meer georganiseerde en ruimere omgeving voor een betere administratie:

2. Tabblad Boekingen:

Tot nu toe gaf het tabblad Boekingen alleen een lijst met boekingen weer, zonder statuscategorieën:

Vanaf nu zijn je boekingen onderverdeeld in 2 hoofdstatussen voor een snelle weergave en eenvoudig scannen:

• Komende boekingen: toont afspraken die ofwel Gepland ofwel In afwachting van goedkeuring zijn en toekomstige geregistreerde evenementen die Bevestigd zijn.
• Vroegere boekingen: Toont alleen afspraken met de status: Voltooid en in het verleden geregistreerde evenementen met de status: Bevestigd.

3. Tabblad Betalingen: Je betaallijst wordt gesorteerd en georganiseerd zoals voorheen, met een veel beter en handiger ontwerp: In afwachting van betalingen, Ontvangen betalingen en Schattingen.

• Tot nu toe kon je alleen de meest recente betalingen direct in de betalingstabbladen van je Client Card zien. Om alle betalingsitems te bekijken, moest je op de statusbalk klikken en naar de hoofdpagina Betalingen gaan. Daar moest je filteren op klantnaam om een volledig overzicht van hun betalingen te krijgen.
• Vanaf nu kun je niet meer op de statusbalk van je nieuwe betalingen klikken, omdat je alle betalingsgegevens van je klanten op dit tabblad zelf kunt vinden, zonder dat je het tabblad Kaartbetalingen hoeft te verlaten. Vind alle betalingsitems van je klanten en onderneem actie vanaf één enkele locatie.
• Vanaf nu vind je het gedeelte 'Kaarten in dossier' niet meer onder het tabblad 'Betalingen'. Voor je gemak hebben we het onder het deel met contactinformatie geplaatst, zodat je het vanaf de voorpagina van je klantenkaart kunt bekijken.

4. Tabblad Documenten: Het tabblad Documenten toont nog steeds een lijst met gedeelde documenten tussen je bedrijf en je klanten, met een verbeterd en handiger ontwerp.

 

Tip: Elk tabblad heeft nu een handige nieuwe + actieknop voor directe toegang tot het maken van een Nieuwe afspraak, Nieuwe betaling, Nieuw document, Nieuwe notitie, afhankelijk van het tabblad waarin je je bevindt.

Als je met medewerkers werkt, kunnen alle activiteiten nu zichtbaar worden gemaakt voor alle toegewezen medewerkers met behulp van de nieuwe gedeelde weergave-toestemming. Ga voor meer informatie naar ons artikel Personeelstoewijzing en weergavemachtigingen.