Overstappen naar sitee vanaf andere platforms

Overstappen van andere platformen naar sitee is eenvoudig! In dit artikel leggen we uit hoe je je klanten, betalingen en documenten van andere platformen importeert. Bekijk onze exportgids om te zien hoe je gegevens van specifieke platforms kunt exporteren.

Klanten

sitee biedt de volgende importopties:

• Square Contacten
• Quickbooks
• CSV/Excel spreadsheet

Van deze opties is spreadsheetimport het meest veelzijdig. Als je Square, Google of Quickbooks gebruikt, verloopt het importeren automatisch en is de geïmporteerde informatie vooraf bepaald - je kunt geen aangepaste klantvelden importeren.

Zo importeer je klanten via spreadsheet

1. Bereid je klantenkaart voor op import: De klantenkaart wordt vooraf ingevuld met de meest opgeslagen velden met klantgegevens zoals Naam, e-mail, telefoonnummer enz. Zorg ervoor dat je de extra velden toevoegt die relevant zijn voor je bedrijf.
2. Exporteer gegevens van je bestaande platform: De methode zal verschillen afhankelijk van het platform dat je gebruikt. Met veel platforms kun je direct exporteren naar een spreadsheet.
3. Vul de spreadsheet in: Download ons sjabloon en vul het in (vergeet niet je extra velden als kolomkoppen toe te voegen) of formatteer je bestaande spreadsheet zodat deze overeenkomt met de velden in je sitee klantenkaart.                                                                                                 

   Belangrijk: We raden aan om voor elke klant minimaal een voornaam, achternaam en e-mail te importeren.

4. Klanten importeren: Klik in het gedeelte Klanten van je sitee-account op de knop Importeren en volg de instructies om je spreadsheet te importeren. Dit artikel leidt je door het hele proces.
   Betalingen
   Je kunt eenvoudig transacties synchroniseren vanuit Square of Quickbooks, als je een van deze platforms gebruikt.

Betalingen

Je kunt eenvoudig transacties synchroniseren vanuit Square of Quickbooks, als je een van deze platforms gebruikt.

Zo maak je verbinding:

1. Start in je sitee account en navigeer naar Instellingen > Integraties.
2. Klik op de knop Verbinden onder Square of Quickbooks.
3. Volg de aanwijzingen om de installatie te voltooien.

Als je geen van deze platforms gebruikt, zijn er nog enkele stappen die je kunt nemen om betalings- en transactiegegevens over te zetten naar sitee.

Exporteer eerst de betalingsgegevens van je vorige platform. Vervolgens,

• Upload als document: Upload interne documenten naar de klantenkaart (je kunt het ook met de klant delen als je wilt dat ze hun betalingsgeschiedenis kunnen raadplegen). Als je meerdere bestanden hebt, kun je een zip-bestand maken en het zip-bestand uploaden naar de klantenkaart (de transactiedocumenten van elke klant moeten per klant worden geüpload).
• Importeren als notitie: Importeer notities tijdens het importeren van je klant! Maak een kolom Notities in je spreadsheet en voeg transactiegegevens toe. Houd er rekening mee dat je maar één notitie kunt importeren tijdens het importeren van een klant. Als je je klantenlijst al hebt geïmporteerd, kun je de lijst opnieuw importeren met de toegevoegde notitiekolom. Gebruik de overschrijf import optie om bestaande klanten bij te werken met de notitie.
• Transacties handmatig registreren: Leg betalingen voor je klanten handmatig vast. Handmatig vastgelegde betalingen hebben het voordeel dat ze als een normale betaling verschijnen op het tabblad Betalingen van de klantenkaart en dat ze zichtbaar zijn voor de klanten als ze hun transactiegeschiedenis willen bekijken.

Documenten

1. Exporteer documenten van je vorige platform.
2. Je kunt documenten op drie manieren uploaden, afhankelijk van je behoeften:

• Uploaden naar Mijn Documenten: Mijn Documenten is een persoonlijke bibliotheek met documenten die je regelmatig met klanten deelt, zoals privacyverklaringen. Elke medewerker/gebruiker op je account heeft zijn eigen documentenbibliotheek, dus zorg ervoor dat alle relevante gebruikers documenten uploaden naar hun bibliotheek.
• Uploaden naar de klantenkaart: Upload een document rechtstreeks naar de klantenkaart. De documenten worden opgeslagen op het tabblad Documenten van de klantenkaart. Je kunt documenten intern opslaan of delen met de klant.

Interne notities

Er zijn een paar opties voor het importeren van klantnotities, afhankelijk van hoeveel notities je hebt.

• Notities importeren: (Het beste voor een klein aantal notities) Importeer notities tijdens het importeren van je klanten! Maak een kolom Notities in je spreadsheet en voeg transactiegegevens toe. Houd er rekening mee dat je maar één notitie kunt importeren tijdens het importeren van klanten, dus deze optie is het beste als je geen groot aantal notities hebt om te importeren. Als je je klantenlijst al hebt geïmporteerd, kun je de lijst opnieuw importeren met de toegevoegde notitiekolom. Gebruik de overschrijf import optie om bestaande klanten bij te werken met de notitie.
• Uploaden als document: Je kunt interne documenten uploaden naar de klantenkaart, zoals PDF's en tekstbestanden. Als je een groot aantal bestanden hebt, kun je eerst een zip-bestand maken en het zip-bestand uploaden naar de klantenkaart (de transactiedocumenten van elke klant moeten per klant worden geüpload).
• Handmatig notities opnemen: Tot slot kun je tekst van je vorige platform kopiëren en plakken in het tabblad Notities van de klantenkaart in siteeen ze op die manier handmatig toevoegen.

Exporteren vanuit andere platforms

Hieronder vind je informatie over het exporteren van je gegevens vanuit andere platforms. Als je problemen hebt met het exporteren van gegevens, neem dan contact op met het betreffende platform voor assistentie.