Zapier Recept: Een klant vinden en bijwerken in sitee vanuit een Jotform-inzending – Sitee

Belangrijk: Je hebt een premium Zapier-abonnement nodig om een klant te vinden en bij te werken, omdat je een meerstappen-Zap aanmaakt.

Dit recept laat zien hoe je een nieuwe klant aanmaakt via een Zapier-verbinding. We gebruiken Jotform als voorbeeld, maar het proces is vergelijkbaar voor andere zaps waarbij je een klant moet bijwerken. Jotform is een oplossing voor het maken van formulieren waarmee je formulieren kunt maken en verzenden, en aangepaste formulieren op je website kunt opnemen. Door verbinding te maken met Zapier kun je ervoor zorgen dat telkens wanneer er een formulier wordt verzonden naar je jotform, een klant wordt bijgewerkt in siteee.

Belangrijk: Zorg ervoor dat je een paar keer een formulier hebt ingediend - of op zijn minst een testformulier hebt ingediend voordat je verbinding maakt. Dit is essentieel voor de teststappen bij Zapier.

Klant zoeken

1. Zorg ervoor dat je verbonden bent met Zapier.

2. Maak een nieuwe zap aan in Zapier.

Verbind Jotform met sitee
Kies Nieuwe indiening als triggertype en Zoek klant als actie zoals hieronder weergegeven
Klik op Probeer het

3. In de stap Verbind Jotform machtig je Zapier om verbinding te maken met Jotform en selecteer je het formulier dat je wilt verbinden.
4. Verbind sitee in de volgende stap en machtig Zapier om te verbinden met je sitee account.
5. Actie instellen: Kies de zoekterm die je wilt gebruiken om in sitee te zoeken naar een klant. Dit moet het e-mailveld zijn dat is verzameld uit je jotform zoals hieronder getoond:

6. Test je actie en zorg ervoor dat deze succesvol is voordat je verder gaat.

Client bijwerken

Belangrijk: Zorg ervoor dat je de bovenstaande stap Client zoeken hebt voltooid, anders heb je niet de benodigde client-ID om een client in sitee bij te werken.

Nu voegen we een stap Client bijwerken toe aan onze workflow.

1. Klik op de + knop na de stap Client zoeken.

2. Selecteer sitee opnieuw en kies de actie Client bijwerken. Klik op Doorgaan.

3. Kies hetzelfde sitee -account als eerder.
4. Actie instellen:

De eerste stap is de belangrijkste. Selecteer in het veld Client ID de ID-string die we in de stap Client zoeken hebben gevonden.

Ga verder met het in kaart brengen van de velden die je wilt bijwerken:

5. Hier koppel je de velden die je in Jotform hebt verzameld aan de velden in sitee waar je de informatie wilt laten verschijnen. Breng alleen de velden in kaart die je wilt bijwerken. In het volgende voorbeeld kiezen we ervoor om de adres- en telefoonvelden bij te werken op basis van nieuw ontvangen informatie.

Tip: Probeer tags toe te voegen met het veld Tags. Je kunt een 'updated' tag gebruiken om aan te geven dat de client is bijgewerkt via Zapier. Gebruik komma's om meerdere tags van elkaar te scheiden.

6.Ga door met het testen van je actie. Als de test succesvol is, kun je je zap inschakelen. Vanaf nu zal elke keer dat er een nieuwe inzending wordt gedaan op je formulier - en deze komt overeen met een bestaande klant in sitee- de klant worden bijgewerkt in sitee.
7. De voltooide zap zou er als volgt uit moeten zien:

Opmerking: Als je test niet succesvol was, controleer dan of het datatype van het veld in jotform overeenkomt met het datatype van het veld in sitee. Probeer je Jotform- en vcita-accounts opnieuw te verbinden en controleer of de formuliervelden zijn vernieuwd en actueel zijn.

Slimmer klanten aanmaken

Nu je weet hoe je klanten kunt vinden en bijwerken, ben je klaar om een slimmere ervaring te creëren voor het aanmaken van klanten vanuit Jotform (of andere vergelijkbare platforms).

We kunnen controleren of een klant al bestaat in je sitee-account:

Als de klant bestaat in sitee, de klant bijwerken met nieuwe informatie
Als de klant niet bestaat in sitee, maak dan een nieuwe klant aan.

Dit is handig als je klanten meerdere keren hetzelfde formulier invullen om hun gegevens bij te werken. Je kunt dit doen door een pad toe te voegen aan je multi-level Zap.

1. Zorg ervoor dat je de actie Zoek klant al hebt ingesteld in Zapier zoals hierboven getoond. In de Find Client stap (maar voordat je een Udate Client stap hebt toegevoegd), klik je op de + knop om een pad toe te voegen. Het pad werkt als een splitsing, afhankelijk van het resultaat van de Find Client stap.

2. We maken één tak in het pad voor bestaande klanten en één tak voor nieuwe klanten.

3. Bewerk de eerste tak. Geef het de naam Bestaand. Voeg de regel toe: Zap zoeken is gevonden... > (Booleaans) is waar. In wezen betekent dit dat we een klant in sitee hebben gevonden in de vorige stap Zoek klant.

4. Ga verder en test je stap. Voeg dan een update client actie toe zoals eerder beschreven. Deze tak zorgt ervoor dat als de klant in sitee is gevonden, deze wordt bijgewerkt met nieuwe informatie.

5. Bewerk de tweede tak. Geef het de naam Nieuw. Voeg de regel toe: Zap zoeken is gevonden... > (Boolean) is false. In wezen betekent dit dat we geen client hebben gevonden in sitee bij de vorige stap Find Client (Client zoeken), dus we moeten een nieuwe client toevoegen.

6. Ga verder en test je stap. Voeg dan een actie Client maken toe. Deze stap zorgt ervoor dat als de client niet is gevonden in sitee, er een nieuwe client wordt gemaakt.
7. Test en activeer je zap! Nu kan je zap nieuwe en terugkerende klanten verwerken die een formulier verzenden.