Je bedrijf voorbereiden op het belastingseizoen

Maak optimaal gebruik van Marketing Pro voor een succesvol belastingseizoen

Het is weer zover, het belastingseizoen, en dit jaar wilden we ervoor zorgen dat je het allemaal goed begint met het platform aan je zijde om ervoor te zorgen dat je je inspanningen maximaliseert.

Van het importeren van klanten tot het verkrijgen van verwijzingen om je jaar na jaar aan de gang te houden, de app heeft alle tools die je nodig hebt om je voor te bereiden, in te stellen, aan de slag te gaan en aan de gang te blijven. Zo hebben we ook besloten om de volgende checklist op te splitsen.

Voor je gemak hebben we deze checklist samengesteld met alle manieren waarop het platform je in elke fase kan helpen om het meeste uit je belastingseizoen te halen. Van planning vooraf tot ver na het seizoen zelf, je beschikt over alle tools die je nodig hebt om het hele jaar door uit te blinken.

De voorbereidingen voor het belastingseizoen beginnen al lang voordat de belasting betaald moet worden, vooral voor jou als belastingprofessional. Als je de app wilt gebruiken om het maximale uit je bedrijf te halen als het belastingtijd is, moet je je op drie belangrijke gebieden organiseren: je klanten, je diensten en planning, en je personeel. Hier gaan we dieper in op hoe je dat doet.

Organiseer je leads en klanten

Dit is het moment om al je contacten te importeren en ervoor te zorgen dat er geen leads door de mazen van het net zijn geglipt. Door ervoor te zorgen dat je CRM up-to-date is, kun je de communicatie met klanten soepel laten verlopen.

Aanbevolen actiepunten:

• Werk de contactgegevens van je klanten en leads bij.
• Importeer nieuwe klanten met de wizard "Importeren". Hulp nodig bij het exporteren van je klanten voor veelgebruikte belastingplatforms?
• Voeg tags toe om je klanten te sorteren op relevante informatie zoals geolocatie, type bedrijf, enz. Gebruik tags om je klanten te vinden en beter te beheren.

Diensten en planning instellen

Het opzetten van je diensten is de etalage van je bedrijf. Het helpt je klanten te begrijpen wat je aanbiedt, hoeveel het kost en wanneer ze kunnen boeken.

Aanbevolen actiepunten:

• Zorg ervoor dat je aanbod vastligt door je diensten bij te werken.
• Synchroniseer je persoonlijke agenda zodat je beschikbaarheid wordt weergegeven op je online planner.
• Implementeer een intakeformulier dat klanten kunnen invullen voordat ze een afspraak maken, zodat je vooraf waardevolle informatie kunt verzamelen.

Bereid je personeel voor

Veel belastingprofessionals huren extra personeel in voor het hoogseizoen, zodat ze kunnen opschalen en meer klanten kunnen bereiken. Als je hetzelfde hebt gedaan, moet je het personeel in het systeem bijwerken.

Aanbevolen actiepunten:

• Zorg ervoor dat je plan de mogelijkheid bevat om extra personeelsleden toe te voegen. Zo niet, dan is het misschien een goed moment om je plan te upgraden.
• Synchroniseer de kalenders van je medewerkers zodat alle beschikbaarheid zichtbaar is op één kalender.
• Stel machtigingen in en bepaal welke informatie elk personeelslid kan zien en openen.

Als je de checklist tot nu toe hebt ingevuld, ben je helemaal georganiseerd en klaar voor succes in het belastingseizoen. Nu is het tijd om je interacties met je klanten te verfijnen, zoals betaald krijgen en online gevonden worden.

Met behulp van het platform kun je jezelf drie keer sneller laten betalen en indruk maken op leads en klanten met een sterke online aanwezigheid.

Bereid je voor om sneller betaald te worden

Als je het platform gebruikt, stroomlijn je het incassoproces en word je efficiënter betaald. Alles kan veilig op één plek worden gedaan, van facturatie tot het in rekening brengen van een klant. Als je je klanten rechtstreeks factureert, is dit gedeelte een must-read.

Aanbevolen actiepunten:

• Maak verbinding met een betalingsgateway zodat je je klanten veilig online kunt factureren.

Weet je niet zeker waar je moet beginnen als het gaat om hoe je je geld wilt innen? Hier zijn een aantal manieren waarop andere belastingprofessionals betaald worden.

*Kies wat het beste bij jouw bedrijf past:

• Maak facturen en stuur ze naar klanten via e-mail/SMS.
• Vraag klanten om te betalen op het moment van boeken zodat je ingedekt bent wat betreft cashflow - je hoeft niet te wachten tot na de afspraak om betaald te worden!
• Stuur een mobiele betaallink om een openstaand saldo sneller af te sluiten.
• Als je QuickBooks gebruikt, vergeet dan niet de app te installeren.

Geef je online aanwezigheid vorm

De beste manier om gevonden te worden is online. De beste manier om klanten terug te laten komen is via een onberispelijke klantenservice. Waarom zou je beide niet benutten met de unieke mogelijkheden van het platform?

Er zijn een paar manieren waarop het platform je helpt met je online aanwezigheid.

Aanbevolen actiepunten:

• Voeg een call-to-action-knop toe op je social media-pagina's zodat je klanten meteen bij je kunnen boeken.
• Implementeer een widget op je website waarmee klanten en leads alles kunnen doen, van het achterlaten van hun gegevens tot het boeken van een afspraak.
• Bekijk het klantenportaal om te zien wat je klanten zien.

Nu is het tijd om je bedrijf op de markt te brengen en je diensten onder de aandacht te brengen. Gelukkig voor jou kun je met dit systeem precies dat doen en er tegelijkertijd uitzien als een professional.

Marketing als een pro

De marketing van je bedrijf is van het grootste belang voor je succes, maar dat betekent niet dat je op magische wijze een marketingexpert bent geworden. Wel, het is goed om een marketingmodule op het platform te hebben.

De marketingtools van het platform zijn de beste manier om de band met je klanten weer aan te halen en hen eraan te herinneren dat het tijd is om aan hun belastingen te gaan denken. Op die manier blijf je in hun gedachten en help je hen om goed voorbereid te zijn.

Aanbevolen actiepunten:

• Stuur een of meer van onze vooraankondigingen naar je klanten. Bekijk de best presterende aankondigingen van deze belastingprofessionals.
• Bied kortingen met coupons of pakketten om klanten aan te moedigen je diensten te boeken.
• Activeer automatische campagnes zoals de klantenactiveringscampagne of de campagne voor een gelukkige verjaardag om je klanten te laten zien dat je aan ze denkt.

Beheer je documenten

Eén ding is zeker tijdens het belastingseizoen: je krijgt te maken met veel documenten. Met het platform kun je al je documenten en sjablonen op één centrale plek beheren.

Doordat je elk document overal en onmiddellijk kunt raadplegen, kunnen jij en je klanten een vlotte interactie hebben, waar je ook bent. Hierdoor blijf je georganiseerd en kun je een ongeëvenaarde klantervaring creëren voor je klanten.

Aanbevolen actiepunten:

• Maak een link voor het aanvragen van een document en verstuur deze om de documenten op te vragen die je nodig hebt.
• Upload een document en koppel het aan een klantenkaart om er zeker van te zijn dat er niets verloren gaat.
• Gebruik de marketingaankondiging om klanten aan te moedigen ontbrekende documenten te delen.

Onderneem onderweg

Waar je ook bent, de mobiele app van het platform is de beste manier om verbonden te blijven met je bedrijf en je klanten. Vanaf de mobiele app kun je elke actie uitvoeren die je ook vanaf je desktop kunt doen en hoef je nooit meer iets te missen.

Bekijk en bewerk klantnotities, dossiers en documenten, genereer facturen, stuur betaallinks en krijg betaald, allemaal vanaf je mobiele telefoon. Maak je leven gemakkelijker en verbeter je connectiviteit.

Ontvang een downloadlink rechtstreeks op je mobiele telefoon.

Je dacht misschien dat je klaar was met het gebruik van het platform, maar dit is nog maar het begin! Gebruik alle tools die tot je beschikking staan om je belastingkantoor het hele jaar sterk te houden. Werf nieuwe en bestaande klanten, laat je bedrijf 24/7 branden, zet vervelende taken op de automatische piloot en nog veel meer.

Aanbevolen actiepunten:

• Gebruik het CRM en zoek nooit meer naar een e-mail of document.
• Overweeg om maandelijks/kwartaal nieuwsbrieven te versturen om top of mind te blijven en je diensten te cross- en upsellen.
• Probeer de Quickbooks-integratie om je boekhouding beter bij te houden en te beheren.
• Stuur automatische betalingsherinneringen & betaallinks om ervoor te zorgen dat je je geld op tijd en volledig krijgt.