Aan elk document dat je uploadt naar je Mijn Documenten-bibliotheek is een directe link gekoppeld. De link kan door klanten worden gebruikt om het bestand te bekijken of te downloaden.
Om de link naar je document op te halen:
- Upload je document naar Mijn documenten.
- Klik in het deelvenster Mijn documenten op het envelop pictogram om de directe link op te halen.
Documenten: Overzicht
Met de functies voor het delen van documenten van Sitee kunnen je en je klanten vereiste documenten naadloos heen en weer sturen via je account. Je kunt de documenten waar je het meest mee werkt ook direct opslaan in je Sitee account, zodat je er direct toegang toe hebt.
Open het menu Documenten om aan de slag te gaan. De belangrijkste functies worden beschreven in de tabel onder het diagram.
Functie | beschrijving /Note |
Document toevoegen | Hiermee kun je documenten toevoegen aan een of meer klantendossiers. |
Document opvragen | Stuurt een e-mail naar een of meer klanten met de vraag of ze documenten naar je willen doorsturen. Raadpleeg Documenten opvragen bij klanten voor meer informatie. |
Samenvatting documentstatus |
Geeft een overzicht van de documentstatussen en het huidige opslaggebruik. Statussen zijn:
|
Mijn documenten | Een set veelgebruikte documenten. Raadpleeg voor meer informatie je aangepaste documentbibliotheek. |
Geschiedenis documentactiviteiten | Toont een overzicht van de documentafhandeling. Raadpleeg Documentactiviteiten bekijken (hieronder) voor meer informatie. |
Documentactiviteiten bekijken
De Document Activiteit Geschiedenis toont een overzicht van documenten die je hebt toegevoegd aan klantendossiers en ontvangen van klanten. De lijst is ingedeeld per maand, met de meest recente activiteit als eerste. Elk item toont de naam en status van het document, de naam van de cliënt, de medewerker (indien relevant) en de datum van de activiteit.
Door te klikken op een rij in de Document Activity geschiedenis wordt de detailpagina voor het betreffende document geopend. Deze pagina toont niet alleen meer gegevens over het document (zoals de grootte en het bestandstype), maar geeft ook toegang tot de klantenkaart en bevat opties voor verwijderen en downloaden. Als de status Intern is, bevat de Details-pagina een optie om het document met de klant te delen.
Als de status Inkomend of Gedeeld is, verschijnt de knop Gesprek weergeven.
Als je op deze knop klikt, wordt de Inbox geopend met een overzicht van de berichten die betrekking hebben op het document.
Een intern document uploaden naar een klantenkaart.
Je kunt een document uploaden naar een klantenkaart dat alleen voor intern gebruik is.
Dit document kan alleen worden bekeken door medewerkers. De klant heeft geen toegang om het document te bekijken. |
Uit de Documenten Sectie
Om een intern document van de klantenkaart te uploaden, doe je het volgende:
- Zoek naar de klant In het Sitee dashboard
- De Clientkaart wordt geopend.
- Klik op de knop Nieuw en selecteer Document
- Het pop-up venster Document toevoegen verschijnt.
- Selecteer om het document toe te voegen vanuit Mijn Documenten of om een Nieuw document te Uploaden
- Selecteer of sleep het document dat moet worden toegevoegd aan de Client Card.
- Zorg ervoor dat je het bolletje naast Alleen voor intern gebruik selecteert.
- Klik op Toevoegen.
- Er kan nu naar het document worden verwezen in het tabblad Documenten van de Clientkaart.
Uit het gedeelte Klanten
Om een intern document te uploaden vanuit het gedeelte Klanten, doe je het volgende:
- Navigeer in het Sitee dashboard naar Klanten
- Selecteer de klant(en) waarvoor je het interne document wilt uploaden of klik op de knop Nieuwe klant om een nieuwe klant toe te voegen.
- Klik op de knop Nieuw bovenaan de pagina.
- Selecteer Document in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt.
- Het pop-upvenster Document toevoegen wordt geopend.
- Admins & Managers kunnen selecteren welke medewerkers worden toegewezen aan het geüploade artikel. Klik op het veld "Van" en selecteer welk personeelslid dit document toewijst aan de klant.
- Alle andere medewerkers hebben deze optie niet en kunnen alleen documenten uploaden als zichzelf.
- Selecteer in het veld "Selecteer een document" "Uit mijn documenten" als je een document uploadt dat al eerder is geüpload naar je documentenarchief, of selecteer "Nieuw uploaden" als je een nieuw document uploadt.
- Als je "Uit mijn documenten" hebt geselecteerd, is het volgende veld "Document kiezen" - selecteer het document dat je wilt uploaden.
- Als je "Nieuw uploaden" hebt geselecteerd: klik op het vakje om het bestand van je computer te kiezen dat je wilt uploaden. Vink het vakje "Ook toevoegen aan Mijn Documenten" aan als je wilt dat het document wordt toegevoegd aan je documentenarchief en voeg indien nodig een optionele documenttitel en -beschrijving toe.
- In het veld "Deelopties" selecteert je Alleen voor intern gebruik.
- Klik op Toevoegen.
Het bestand wordt nu geüpload naar de geselecteerde klantenkaart. Het is te vinden op het tabblad Documenten van de klantenkaart en is alleen zichtbaar voor je medewerkers. Het bevat de naam en grootte van het bestand, de medewerker die het bestand heeft geüpload, de datum van uploaden en de tekst Intern.
Mijn documenten: Je aangepaste documentenbibliotheek
Met de sitee functie Mijn documenten kunt je documenten die je vaak gebruikt direct in je account opslaan, zodat je er direct toegang toe hebt terwijl je werkt. Een lijst van alle bestanden die je naar je account hebt geüpload, verschijnt in het inklapbare deelvenster Mijn documenten, rechts van het menu Documenten.
Documenten uploaden
Met de actie Uploaden kun je snel en eenvoudig je documentenbibliotheek samenstellen. Je kunt een enkel document toevoegen of meerdere bestanden tegelijk uploaden.
Houd bij het toevoegen van documenten rekening met de volgende beperkingen:
- Je kunt geen audio- of videobestanden uploaden, geen uitvoerbare bestanden (.EXE) en geen bestandstypes die zijn ontworpen om te worden weergegeven in een webbrowser (bijv. HTML).
- De grootte van elk bestand dat je uploadt mag niet groter zijn dan 20 MB.
Zo voegt je bestanden toe aan Mijn documenten:
- Klik onder in het deelvenster Mijn documenten op Uploaden naar mijn documenten.
Het dialoogvenster Nieuw document wordt geopend. - Voeg de documenten toe die je wilt uploaden door ze naar het opgegeven gebied te slepen. Je kunt ook in het gebied klikken, naar het bestand navigeren en het selecteren.
- Als je slechts één bestand hebt geselecteerd, kunt je een titel en beschrijving voor het document invoeren. (Als er meerdere bestanden zijn geselecteerd, worden de titel- en beschrijvingsvelden verborgen).
- Klik op Opslaan om de documenten te uploaden.
De geselecteerde bestanden worden toegevoegd aan de collectie Mijn documenten.
Je documenten beheren
Met de actiepictogrammen voor elk document in je verzameling kun je je bestanden organiseren, bewerken en beheren.
De volgende acties zijn beschikbaar:
Pictogram | Actie | Beschrijving / Opmerkingen |
![]() |
Link pakken |
Toont een openbare link voor toegang tot het document. Klik op pak Link om de link te kopiëren. Klik op Verzenden per e-mail om het document via e-mail met klanten te delen. |
![]() |
Document bewerken |
Hiermee kun je de titel en beschrijving van het document toevoegen of bijwerken.
|
Klik ![]() |
||
N/A | Verwijder | Verwijdert het bestand uit de lijst Mijn documenten. Als je het document eerder hebt gedeeld met klanten, kunnen ze het nog steeds downloaden. |
N/A | Bekijk | Downloadt het bestand. |
Heb je nog vragen? Neem contact met ons op.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.