Leer uw Postvak IN kennen – Sitee

Je Postvak IN is waar al je zakelijke communicatie naartoe wordt geleid. Hieronder vallen bijvoorbeeld vergaderverzoeken, contactverzoeken, betalingsmeldingen en gedeelde documenten. Van hieruit kun je reageren op binnenkomende verzoeken, nieuwe klantgerichte verzoeken aanmaken en meer.

In dit artikel worden de verschillende functies van je Postvak IN uitgelegd en wordt beschreven hoe je ze kunt gebruiken.

Onderdelen van je Postvak IN

De belangrijkste functies van Inbox worden beschreven in de tabel onder het diagram.

Nummer	Onderdeel	Beschrijving/notities
1	Nieuwe opties	Maak een nieuwe klant, factuur, afspraak en meer rechtstreeks vanuit je Postvak IN. Klik op Nieuw en selecteer de gewenste optie.
2	Vernieuwen	Werk het Postvak IN bij met nieuwe berichten die zijn ontvangen sinds het Postvak IN voor het laatst is geladen.
3	Selecteer opties	Hiermee kun je alle berichten selecteren en deselecteren. Wanneer een bericht is geselecteerd, verschijnen er extra actieknoppen bovenaan het Postvak IN. Raadpleeg Acties uitvoeren op berichten voor meer informatie.
4	Inbox-mappen	Hiermee kunt u berichten organiseren en beheren. Raadpleeg de sectie Inbox-mappen voor meer informatie
5	Conversatielijst	Geeft berichten weer in volgorde van ontvangst. Als u op een bericht klikt, wordt de conversatiepagina voor dat bericht geopend. Raadpleeg Conversaties afhandelen voor meer informatie.

Inbox Mappen

Uw Sitee Postvak In bevat verschillende mappen om u te helpen bij het organiseren van uw berichten.

De mappen zijn:

Inbox: Bevat alle berichten die niet zijn gemarkeerd voor opvolging, gearchiveerd, toegewezen (vereist abonnement voor meerdere medewerkers) of verwijderd.
Uw aandacht nodig: Bevat alle berichten die nog niet bekeken zijn.
Opvolgen: Bevat alle berichten die gemarkeerd zijn voor opvolging. Raadpleeg Acties uitvoeren op berichten (hieronder) voor meer informatie.
Gearchiveerd: Bevat alle gearchiveerde berichten.
Verwijderd: Bevat alle verwijderde berichten. Let op: in de map Verwijderd hebt u de optie Voor altijd verwijderen voor alle berichten in deze sectie. Als u deze optie selecteert, wordt het bericht permanent verwijderd uit uw Postvak In en kunt u het niet meer ophalen.
Bronnen: Hiermee kunt u berichten filteren op basis van de gespreksbron.

Acties uitvoeren op berichten

Wanneer een of meer berichten zijn geselecteerd (door het selectievakje naast een bericht te selecteren), verschijnen er verschillende actieknoppen waarmee je de berichten kunt beheren.

Herinner me binnen: Hiermee kunt u een tijdsbestek opgeven voor het opvolgen van het geselecteerde bericht.

Er wordt automatisch een herinneringse-mail verzonden op de geselecteerde opvolgdag en het bericht zelf wordt verplaatst naar de map Opvolgen.
Toewijzen (abonnement voor meerdere medewerkers vereist): Hiermee kan het gesprek worden toegewezen aan een ander personeelslid.

Archiveren: Verplaatst het bericht naar de map Gearchiveerd.
Verwijderen: Verplaatst het bericht naar de map Verwijderd. Houd er rekening mee dat als u ervoor kiest om alle gesprekken die aan een klant zijn gekoppeld voor altijd te verwijderen, de Clientkaart zelf ook wordt verwijderd.
Markeren als gelezen: Markeert het bericht als gelezen.
Markeren als spam: Markeert het bericht als spam en verwijdert het uit uw Postvak In.

Conversaties afhandelen

Als u op een bericht in uw Postvak IN klikt, wordt de conversatiepagina voor dat bericht geopend. Deze pagina bevat veel functies waarmee je het gesprek snel en gemakkelijk kunt beheren.

Nummer	Onderdeel	Beschrijving/notities
1	Actieknoppen	Snelkoppelingen naar veelvoorkomende acties. (Functies zijn vergelijkbaar met die op de hoofdpagina van Inbox).
2	Bron van conversatie	De locatie waar het gesprek met de klant vandaan komt (website, campagne, klantportaal, etc.). Als je op de bron klikt, verschijnt er een pop-up met meer details over de locatie van de conversatie, zoals de specifieke URL of campagne waarmee de klant contact heeft opgenomen.
3	Klantkaart	Een snelle weergave van de klantkaart met uitgebreide informatie over de klant.
4	Gespreksdraad	Bevat de inhoud van het huidige bericht en alle eerdere correspondentie in de berichtthread. Je kunt het bericht snel afhandelen door te klikken op een van de vervolgacties. De beschikbare acties variëren naargelang het type conversatie.
5	Antwoordbalk	Hiermee kun je de klant antwoorden. Typ je antwoord op de daarvoor bestemde regel of klik op het + pictogram om een selectie van snel te beantwoorden acties te openen.