In dit artikel leggen we uit hoe je automatische bevestigingsberichten, afspraakherinneringen en opvolgingen na afspraken kunt instellen om je klanten beter op te volgen en je bedrijf beter op koers te houden!
| Let op: de instellingen die we in dit artikel beschrijven, zijn van invloed op de standaardmeldingen en het inschrijfformulier voor al je diensten. Je kunt de instellingen voor een specifieke dienst personaliseren in Dienstinstellingen. |
Boekingsberichten
Open om te beginnen het menu Instellingen en klik vervolgens op Automatische klantberichten. Open bovenaan de pagina die opengaat het tabblad Boekingen.
Afspraakbevestigingen
Onder Boekingsverzoek automatisch beantwoorden (zie hierboven) kun je een persoonlijk bericht typen. Dat wordt toegevoegd aan de bevestigingse-mail die klanten ontvangen wanneer ze online bij je boeken. Je kunt de beschikbare bewerkingstools gebruiken om nadruk, kleur, links, enz. toe te voegen.
Wil je dat je klanten bevestigingsberichten zowel per e-mail als sms ontvangen? Vink dan het vakje onder
Boekingsbevestiging aan.
Als je wilt, kun je de inhoud van het bericht wijzigen door de tekst in het grijze veld bij te werken.Klik op Opslaan bovenaan de pagina nadat je alles hebt bewerkt.
Afspraakherinneringen
Standaard ontvangen klanten één e-mail ter herinnering, 15 minuten voor de afspraak. Met de instellingen onder Herinneringen kun je het tijdsbestek veranderen en kiezen hoeveel herinneringen het systeem moet sturen. Je kunt hoogstens 2 herinneringen sturen.
Klik om het tijdsbestek te wijzigen op de lijst. Deze gaat vervolgens open en je kunt de gewenste optie selecteren. Klik als je geen herinnering wilt sturen op Uitgeschakeld.
Wil je klantenherinneringen zowel per e-mail als sms sturen? Vink dan het vakje Via tekstbericht verzenden aan. Je kunt de inhoud van het bericht wijzigen door de tekst in het grijze veld bij te werken.
Opvolgingsopties na de afspraak
Met de opvolgingsopties kun je kiezen hoe je klanten wilt opvolgen van wie de afspraak is afgelopen. Selecteer een optie in de lijst Opvolgen.
Meer informatie: lees voor meer informatie over hoe je deze automatische boekingsberichten kunt instellen en de verschillende instellingsopties het artikel Automatische klantberichten – Sitee (zendesk.com)
Extra opties voor tekstberichten
Als je ervoor kiest bevestigingen en/of herinneringen per sms te sturen, overweeg dan deze opties om de berichtmogelijkheden in te stellen.
Een afzendernaam instellen
Als je bedrijf buiten de VS, Canada of Frankrijk is gevestigd, kun je de afzendernaam instellen die de ontvangers van je tekstberichten te zien krijgen. Dit is een handige optie als je wilt dat klanten kunnen zien wie de sms heeft gestuurd en je bedrijf herkennen, in plaats van alleen het telefoonnummer weer te geven.
|
Let op: klanten die zich in de bovengenoemde landen bevinden, zullen de gekozen naam niet kunnen zien. De weergave van de afzendernaam hangt af van de plaatselijke voorschriften van de serviceprovider. |
Stap 1: ga naar het menu Instellingen, klik op Bedrijfsinformatie en vink het vakje onder Afzendernaam aan.
Stap 2: voer de afzendernaam in die je klanten zullen zien en sla je wijzigingen op.
Het telefoonnummer van de klant voor meldingen wijzigen
Op de klantenfiche kun je meerdere telefoonvelden instellen: mobiele telefoon, huistelefoon, enz.
Als je meerdere nummers hebt opgeslagen, zorg er dan voor dat het nummer voor meldingen per sms is ingevuld en/of bijgewerkt.
Open om het meldingsnummer van de klant te wijzigen het menu Klanten, klik op de betreffende klant en selecteer de tab Info.
Onder het vak Aanvullende informatie is dit veld bewerkbaar en kun je een ander nummer uit je opties kiezen.
Het systeem slaat je wijzigingen automatisch op.
De klant laten betalen wanneer hij een afspraak maakt
Lees hoe je een vergoeding voor je dienst kunt toevoegen en ervoor kunt zorgen dat een klant bij het maken van zijn afspraak vooraf voor de dienst betaalt.
Stap 1: ga naar je tabblad Instellingen in je hoofdmenu en klik op Mijn diensten;
Stap 2: klik op je dienst.
Stap 3: scrol omlaag naar Prijs en klik in het uitklapmenu op Opties dienstvergoeding. Selecteer Betaald - Betaling bij boeking vragen.
Stap 4: voer de gewenste vergoeding in en klik op Klaar.
| Opmerking: als je ervoor hebt gekozen om betalingen in andere munteenheden (d.w.z. meerdere valuta's) te accepteren in je Betalingsinstellingen, kun je ook de gewenste munteenheid voor deze dienst selecteren. |
Het boekingsformulier van je klant aanpassen voor een specifieke dienst
Je kunt het inschrijfformulier per dienst aanpassen.
Stap 1: selecteer in het menu Instellingen de optie Mijn diensten. Scrol naar de relevante dienst en klik erop om de
pagina Dienst bewerken te openen.
Stap 2: klik op Klantinschrijfformulier rechts op de pagina. Klik dan op Toevoegen/bewerken > Veld toevoegen.
Stap 3: je wordt nu geleid om verdere instellingen te bepalen voor het veld dat je hebt toegevoegd. Klik op Opslaan als je alle informatie hebt ingevuld.
Zodra een klant een afspraak maakt voor deze dienst, verschijnt het nieuwe veld samen met de rest van het contactinformatieveld, zoals hieronder is afgebeeld:
| Let op: deze instellingen hebben invloed op het inschrijfformulier voor een specifieke dienst. Wil je wijzigingen aanbrengen die voor alle diensten gelden? Doe dat dan vanuit de instellingen van je klantenfiche. |
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.