Je agenda gebruiken: afspraken, evenementen en momenten waarop je bezet bent inplannen en boekingen promoten

In dit artikel leggen we uit hoe je 1-op-1-afspraken en groepsevenementen rechtstreeks vanuit je

Agenda inplant.

Lees hoe je jouw bedrijf eenvoudig kunt stroomlijnen door links en campagnes uit te sturen om je afspraken en evenementen te delen en te promoten zodra je er een aanmaakt.

Lees voor een complete agendaervaring ook hoe je bezette momenten kunt blokkeren in je agenda (of markeren als bezet). Met deze eenvoudige functie kun je snel tijdvakken blokkeren waarin je geen boekingen van klanten kunt accepteren.

 

Tip: synchroniseer je accountagenda met je bestaande agenda's voor een volledige en nauwkeurige agendaweergave. Lees voor meer informatie het artikel. Je agenda en beschikbaarheid instellen – Sitee (zendesk.com)

 

Overzicht van afspraken voor groepsevenementen

1-op-1-afspraken zijn voor ontmoetingen met één klant. Groepsevenementen zijn voor bijeenkomsten van meerdere klanten die jij leidt zoals een klas, een workshop of een webinar.

 

Je kunt de deelname van klanten beheren voor zowel 1-op-1-afspraken als groepsevenementen. Zo doe je dat:

• Voor 1-op-1-afspraken kun je beslissen of je bevestiging van de klant nodig hebt (door Vraag bevestiging aan de klant aan te vinken) of de afspraak zelf onmiddellijk maakt;
• Voor groepsevenementen kun je zelf klanten inschrijven of klanten uitnodigen om zich te registreren via je online planner of door hen een rechtstreekse link te sturen.

Je kunt op twee manieren een nieuwe afspraak of evenement aan je agenda toevoegen:

1. Vanuit het menu Diensten: maak een afspraak / evenement voor een van je bestaande diensten.

• Dit vult automatisch je afspraak in met alle details die je voor deze dienst hebt ingesteld, zoals duur, locatie, prijs, medewerker ...

Opmerking: ga naar Instellingen > Mijn diensten om deze gegevens te wijzigen of om een nieuwe dienst aan te maken die klanten kunnen boeken.

2. Door een Aangepaste afspraak/evenement aan te maken: maak onmiddellijk een gepersonaliseerde afspraak of evenement aan zonder uit je dienstenmenu te putten.

• Hiermee kun je een gepersonaliseerde naam geven aan je afspraak/evenement en alle details vanaf nul opgeven.

Lees voor meer informatie het artikel: Lijst met afspraken/evenementen

 

Een afspraak met een klant inplannen

Volg deze stappen om een nieuwe 1-op-1-afspraak te maken vanuit je agenda en een bevestiging of uitnodiging te sturen naar je klant:

 

Stap 1: klik in je Agenda op Nieuw inplannen en selecteer Afspraak. Of klik op een specifiek tijdvak met de rechtermuisknop en selecteer Afspraak;

 

 

Stap 2: selecteer de juiste klant in de lijst die opengaat;

Opmerking: je kunt van hieruit ook direct een nieuwe klant toevoegen. Klik gewoon op het icoontje + nieuwe klant.

Stap 3: selecteer bovenaan in het dialoogvenster Nieuwe afspraak een dienst uit je dienstenmenu of maak een afspraak op maat;

Stap 4: afhankelijk van of je in stap 3 hebt gekozen uit dienst of op maat kun je de details van je afspraak bewerken of invullen, zoals plaats, duur, medewerker, prijs ...;

Let op: selecteer de juiste medewerker voor deze afspraak als je meerdere werknemers hebt.

 

Stap 5: pas deze extra afspraakinstellingen aan voor een gepersonaliseerde en geavanceerde ervaring:

• Terugkerend: als je een reeks afspraken met de klant wilt inplannen, vink dan het vakje Terugkerend aan.
• In het onderstaande voorbeeld zijn in totaal vier vergaderingen gepland, die om de week plaatsvinden:

• Bericht aan klant: gebruik dit veld als je een persoonlijk bericht wilt schrijven aan de klant met wie je een afspraak hebt.
• Vraag bevestiging aan de klant: vink dit vakje aan als je de bevestiging van je klant nodig hebt om de afspraak af te ronden.
• Details en mededelingen: deze instellingen omvatten de boekingsherinneringen per e-mail en sms en de opvolging na de afspraak die je klant voor deze afspraak zal ontvangen.

Klik om de instellingen voor deze specifieke afspraak te wijzigen op Bewerken.

 

Opmerking: als je de details van de dienst en de meldingsinstellingen wilt wijzigen voor alle afspraken van dit type, en niet alleen voor een specifieke afspraak, wijzig dan de instellingen voor die dienst op de pagina Instellingen > Mijn diensten.

Stap 5: klik onderaan het dialoogvenster Nieuwe afspraak op Verzenden. Het volgende gebeurt als je op Verzenden klikt:

1. De afspraak wordt opgeslagen in je agenda;
2. Jij en je klanten ontvangen beiden een bevestiging, met alle details van de afspraak.

Opmerking: je kunt bij elke afspraak een aantal opvolgingsacties ondernemen door naar de pagina Afspraken te gaan. Klik gewoon op een afspraak in je agenda om ze te openen. Vanuit de pagina Afspraken kun je de afspraak bewerken of annuleren, opnieuw inplannen, er een factuur voor maken, een betaling in rekening brengen en meer.

 

Tip: bespaar tijd door een afspraak te kopiëren! Klik op een afspraak en selecteer het ⋮ icoontje > Klonen. Een gekopieerde afspraak heeft dezelfde instellingen (met inbegrip van de geselecteerde klant) en je kunt dan de datum en het tijdstip van de afspraak wijzigen.

Een groepsevenement inplannen

Volg deze stappen om een nieuw groepsevenement aan te maken vanuit je agenda en het open te stellen voor online registratie of om zelf klanten in te schrijven:

Stap 1: klik in je Agenda op Nieuw inplannen en selecteer Groepsevenement. Of klik op een specifiek tijdvak met de rechtermuisknop en selecteer Evenement;

Stap 2: selecteer bovenaan in het dialoogvenster Nieuw Evenement een dienst uit je dienstenmenu of maak een evenement op maat aan;

Opmerking: evenementen op maat verschijnen niet in je online planner omdat ze niet gekoppeld zijn aan een dienst.

Stap 3: afhankelijk van of je in stap 2 hebt gekozen uit dienst of op maat kun je de details van je evenement bewerken of invullen, zoals plaats, duur, medewerker, prijs ...;

 

Stap 4: pas deze extra afspraakinstellingen aan voor een gepersonaliseerde en geavanceerde ervaring:

• Terugkerend: als je een reeks evenementen wilt inplannen, vink dan het vakje Terugkerend aan. In het voorbeeld hieronder zijn elke 10 weken evenementen ingepland.

Opmerking: als je klanten een uitnodiging stuurt voor een evenement dat zich herhaalt, worden ze automatisch ingeschreven voor elke sessie. Maar als klanten zichzelf inschrijven voor een evenement, moeten ze dat voor elke sessie opnieuw doen.

• Evenement alleen op uitnodiging: vink deze optie aan als je het evenement niet voor iedereen beschikbaar wilt maken via je online planner. Als je alleen op uitnodiging selecteert, kunnen alleen klanten die een directe link van je ontvangen zich inschrijven voor het evenement.
• Meldingen: deze instellingen omvatten evenementherinneringen en -opvolgingen per e-mail en sms die je klanten zullen ontvangen.

Klik om de instellingen voor dit specifieke evenement te wijzigen op Bewerken.

Opmerking: als je de details van de dienst en de meldingsinstellingen wilt wijzigen voor alle evenementen van dit type, en niet alleen voor een specifiek evenement, wijzig dan de instellingen voor die dienst op de pagina Instellingen > Mijn diensten.

Stap 5: klik onderaan het dialoogvenster Nieuw Evenement op Aanmaken.

Het volgende gebeurt als je op Aanmaken klikt:

1. je evenement wordt opgeslagen in je agenda en je ontvangt een bevestiging per e-mail;
2. Als je online boeken hebt ingeschakeld, kunnen klanten zich nu online inschrijven voor je evenement!

Opmerking: je evenement verschijnt niet in de online planner als je alleen op uitnodiging hebt geselecteerd of een evenement op maat hebt aangemaakt.

3. Je kunt zelf beginnen met het inschrijven van klanten voor het evenement;
4. Je kunt een directe link naar klanten sturen om zich in te schrijven voor je evenement. Lees er meer over in de rubriek hieronder: Reserveringen promoten.

Tip: je kunt je evenement eenvoudig bewerken, opnieuw inplannen of annuleren op de pagina Evenementen. Klik gewoon op een evenement in je agenda om het te openen.

 

Momenten waarop je bezet bent blokkeren

Je kunt elk moment markeren als Bezet moment, zelfs tijdens je openingsuren.

Misschien moet je dit gaandeweg doen, voor het geval er iets tussenkomt, je op vakantie bent of gewoon om ervoor te zorgen dat niemand afspraken met je maakt.

Klik op een willekeurige plaats in je agenda of direct op je bezet moment en klik op Markeer als bezet. Dit zal ervoor zorgen dat je niet beschikbaar bent voor afspraken gedurende die tijd.

Tip: als je gebruikelijke beschikbaarheid voor een langere periode verandert, zoals een dag of een week, pas dan met de functie Wijzig datum beschikbaarheid in je agenda je beschikbaarheid voor die tijd aan om een gestroomlijnde boekingservaring te blijven bieden. Lees voor meer informatie het artikel Je agenda en beschikbaarheid instellen – Sitee (zendesk.com)

Boekingen promoten met directe links en aankondigingen

Je kunt boekingen op twee manieren promoten:

• Je kunt directe boekingslinks per e-mail naar je klanten sturen;
• Je kunt je klanten een professioneel ogende melding sturen per e-mail of sms.

1. Boekingen promoten met directe links

Of je nu een nieuwe dienst hebt opgezet die je wilt promoten of gewoon boekingen voor bestaande diensten of voor een specifiek tijdsbestek wilt stimuleren, een directe boekingslink naar klanten e-mailen is een geweldige manier om dat te doen.

Je kunt je boekingslink naar zoveel klanten sturen als je wilt, ook naar volledige lijsten van klanten (met behulp van tags). De link is dus een geweldige manier om de boodschap uit te dragen en snel meer boekingen te krijgen.

Je kunt directe boekingslinks voor zowel afspraken als evenementen sturen.

Ga om een directe boekingslink te sturen voor een van je diensten en klanten een afspraak te laten maken of zich in te schrijven voor een evenement gewoon naar Agenda > Nieuw inplannen en selecteer Uitnodigen om te boeken.

 

Opmerking: je kunt ook eenvoudig een directe boekingslink sturen door rechtstreeks vanuit je menu Snelle acties Een klant uitnodigen om te boeken te selecteren.

 

1. Groepsevenementen promoten

Zodra je een nieuw groepsevenement hebt aangemaakt, kun je zelf klanten registreren of je klanten een

directe uitnodigingslink sturen waarmee ze zichzelf kunnen inschrijven.

De opties voor de inschrijvings- en uitnodigingslink kun je eenvoudig openen vanop je pagina Evenementen. De pagina Evenementen gaat automatisch open nadat je het evenement hebt aangemaakt of telkens wanneer je op je evenement klikt vanuit je Agenda.

Volg deze eenvoudige stappen om je evenement te promoten bij meer klanten of bij lijsten van klanten via

een tot actie uitnodigende aankondiging per e-mail of sms:

Stap 1: klik op de knop Dit evenement promoten op je pagina Evenementen; Stap 2: volg de instructies in het dialoogvenster Nieuwe aankondiging;

Stap 3: de sjabloon om je evenement aan te kondigen gaat open in de bewerkingsmodus. Hier kun je de tekst bewerken, een aantrekkelijke afbeelding toevoegen, de kleur van de tekst veranderen ...;

Stap 4: klik op Klaar om je wijzigingen op te slaan;

Stap 5: klik om je nieuwe aankondiging naar klanten of op een later tijdstip te sturen op Verzenden en kies de afleveringswijze: e-mail of sms;

Stap 6: selecteer je ontvangers met tags of kies direct afzonderlijke klanten.

 

Lees voor meer informatie het artikel: Aankondigingen aanmaken en verzenden.

 

Veelgestelde vragen

• Lijst met afspraken/evenementen
• Evenementenwachtlijst
• Ik zie het rooster van mijn medewerker niet op de kalender