Je agenda en beschikbaarheid instellen

In dit artikel leggen we uit hoe je jouw agenda zo instelt dat je gebruikelijke openingsuren worden weergegeven en ook je regionale instellingen, zoals de tijdzone en het tijdformaat. Je ziet ook hoe je jouw gebruikelijke openingsuren desgevallend kunt aanpassen.

Als je al gebruikmaakt van bestaande agenda's, zul je zien hoe je deze eenvoudig kunt synchroniseren met je account, zodat je al je afspraken en vergaderingen op één plek kunt bijhouden.

Waarom je agenda op voorhand vastleggen?

Door je agenda in te stellen op basis van je beschikbaarheid kun je diensten en boekingen organiseren, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft in te stellen.

Als je de uren op voorhand vastlegt, ben je er ook zeker van dat klanten of jijzelf geen afspraak maken buiten je openingsuren.

Als je nog een agenda gebruikt buiten dit account, is het een goed idee om die te synchroniseren met je accountagenda om dubbele boekingen te vermijden en op schema te blijven.

Agenda-instellingen

Open vanuit je account het menu Instellingen en klik op de tegel Beschikbaarheid en agenda. Vul vervolgens je openingsuren en regionale instellingen in.

• Plaatselijke tijd: standaard zal je agenda zich automatisch aanpassen aan de tijdzone van je klant. Als je enkel lokaal je diensten aanbiedt, kun je het vakje aanvinken om er zeker van te zijn dat je beschikbaarheid altijd in je lokale tijd wordt weergegeven. Als je diensten op afstand verleent, kun je overwegen het vakje niet aan te vinken.
• Laat week beginnen op: standaard tonen we de eerste dag op basis van de conventie van je land. Als je bijvoorbeeld in Europa of de VS bent, begint de week op maandag. Dit beïnvloedt niet alleen je online planner, maar ook de weergave van je zakelijke agenda.

Agendaweergave

• Tijdvakintervallen in de agenda: het standaardinterval is 1 uur, maar je kunt kiezen hoelang elk tijdvak duurt en wordt weergegeven in je dagelijkse en wekelijkse agenda.

• Laat week beginnen op: kies de dag waarop je de wekelijkse agenda wilt laten beginnen. De standaardinstelling wordt bepaald op basis van de conventie van je land.

In het onderstaande voorbeeld is de tijdsindeling 24 uur, begint de week op maandag en duren de tijdvakken in de agenda 30 minuten.

Klik als je klaar bent met het invullen van je uren en voorkeuren op Wijzigingen opslaan.

De gebruikelijke openingsuren instellen

Stap 1: open in het hoofdmenu van je account je pagina Agenda, klik op Agenda bewerken en selecteer

Openingsuren en agenda-instellingen.

Je gebruikelijke openingsuren staan onder Algemene beschikbaarheid op de pagina die opengaat.

Het standaardschema is van maandag tot vrijdag, van 09.00 tot 17.00 uur, maar je kunt deze tijden afstellen op de openingsuren van je bedrijf.

Stap 2: klik op de icoontjes om je agenda op te stellen op basis van je openingsuren.

	Hiermee kun je de uren van het tijdvak wijzigen. Bijvoorbeeld:
	Hiermee kun je een nieuw tijdvak toevoegen. Pas de uren van het nieuwe tijdvak aan je schema aan
	Verwijdert een tijdvak.

Stap 3: klik nadat je een tijdvak hebt toegevoegd of gewijzigd op Opslaan.

De gebruikelijke openingsuren naar behoefte wijzigen

Met de datumspecifieke beschikbaarheid kun je jouw agenda aanpassen voor tijdelijke wijzigingen of eenmalige evenementen.

1. Klik onderaan je schema Algemene beschikbaarheid op Datumspecifieke beschikbaarheid bewerken om je uren op specifieke dagen te bewerken.
2. Om een tijdvak toe te voegen: klik op de cel waar je de extra tijd wilt laten beginnen en sleep de muis naar de eindtijd.

Je kunt de begin- en eindtijd ook opgeven met de tools onderaan in het dialoogvenster.

Klik op Opslaan als je klaar bent.

3. Om een tijdvak te verwijderen: klik op het tijdvak dat je wilt wissen en vervolgens op Verwijderen. Klik op Klaar om het verwijderen te voltooien.

Lees voor meer informatie het artikel: Kleurcodering van de sitee-kalender

Momenten waarop je bezet bent blokkeren

Je kunt elk moment markeren als Bezet moment, zelfs tijdens je openingsuren.

Misschien moet je dit gaandeweg doen, voor het geval er iets tussenkomt, je op vakantie bent of gewoon om ervoor te zorgen dat niemand afspraken met je maakt.

Klik op een willekeurige plaats in je agenda of direct op je bezet moment en klik op Markeer als bezet.

Dit zal ervoor zorgen dat je niet beschikbaar bent voor afspraken gedurende die tijd.

Je accountagenda synchroniseren met je bestaande agenda's

Als je een privéagenda synchroniseert met je account, verschijnen alle gebeurtenissen die in de persoonlijke agenda als bezet zijn gemarkeerd in de accountagenda.

De bezette momenten in je privéagenda worden automatisch als bezette momenten in de zakelijke agenda aangemaakt.

Zo kunnen klanten geen afspraken inplannen tijdens je bezette momenten en vermijd je dubbele boekingen. Maar maak je geen zorgen, klanten kunnen de bezette momenten in je persoonlijke agenda niet zien.

Zo synchroniseer je jouw andere agenda's met de zakelijke agenda op je account:

Stap 1: ga in het hoofdmenu van je account naar Instellingen > Beschikbaarheid en agenda;

Stap 2: klik als je meerdere medewerkers hebt op de instellingslink <je naam> onderaan de pagina om de instellingen voor je agenda te openen;

Stap 3: scrol op de pagina die opengaat omlaag naar de rubriek Agenda synchroniseren. Klik onder Agenda oproepen in de rij van het relevante agendatype op Beschikbaarheid synchroniseren;

Stap 4: volg om de synchronisatie af te ronden de instructies of de workflow die verschijnt. Klik op Wijzigingen opslaan als je klaar bent.

Veelgestelde vragen

• Synchroniseer uw persoonlijke agenda met sitee
• Beheer je agenda mobiel met de sitee-app