Evenementenwachtlijst

Met de functie Evenementenwachtlijst kunt je eenvoudig de vrije plaatsen opvullen na annuleringen op het laatste moment van klanten of medewerkers, of wanneer het maximale aantal deelnemers voor een bestaand evenement is verhoogd.

Als de functie Evenementenwachtlijst in je account is geactiveerd, kun je ervoor kiezen om nieuwe beschikbare plaatsen automatisch te laten invullen door het systeem of de wachtlijst manueel beheren.

Klanten kunnen zich op de wachtlijst voor een evenement laten plaatsen of door de medewerkers worden toegevoegd.

Klanten op een wachtlijst kunnen zich ook weer verwijderen via het klantenportaal. Zolang klanten op de wachtlijst staan, zullen ze de link naar de vergaderlocatie niet zien (indien van toepassing). Die zal pas verschijnen nadat een klant als deelnemer is geregistreerd.

Automatisch de beschikbare plaatsen opvullen

Om het automatische wachtlijstbeheer te activeren:

1. ga naar Instellingen > Online boekingsopties > Boekingsbeleid;
2. Vink onder Wachtlijst het vakje aan voor Maak wachtlijst voor volgeboekte evenementen;
3. Selecteer Automatisch beschikbare plaatsen opvullen. Dit is de aanbevolen optie.

Als een klant zijn inschrijving voor een evenement annuleert of als een medewerker dat doet, krijgen alle klanten op de wachtlijst automatisch een sms. In de sms staat een link die de klant meteen voor het evenement zal registreren wanneer hij erop klikt, als er niet betaald hoeft te worden.

Als voor het evenement vooraf moet worden betaald, zal de klant worden gevraagd te betalen nadat hij op de link in de sms heeft geklikt. Klanten hoeven niet te betalen om zich op de wachtlijst in te schrijven.

Inschrijven volgt het principe op is op. Klanten die de open plek missen, krijgen een gepast bericht te zien wanneer ze op de link in de sms klikken.

Lees voor meer informatie het artikel: Evenementen promoten

Manueel de beschikbare plaatsen opvullen

Zo activeer je het manuele wachtlijstbeheer:

1. ga naar Instellingen > Online boekingsopties > Boekingsbeleid;
2. Vink onder Wachtlijst het vakje aan voor Maak wachtlijst voor volgeboekte evenementen;
3. Selecteer Beschikbare plaatsen manueel opvullen.

Zo voeg je manueel een klant toe aan de wachtlijst:

1. Klik rechtsboven op de detailpagina van het evenement op de tab Wachtlijst;
2. Klik op Toevoegen aan wachtlijst;
3. Selecteer in de pop-upklantenlijst een of meer klanten om ze toe te voegen;
4. Klik op Doorgaan;
5. Voer in de pop-up Toevoegen aan wachtlijst een bericht in om mee te sturen met de bevestigingsmail van de wachtlijst (optioneel);
6. Klik op Toevoegen aan wachtlijst.

Zo voeg je een klant uit de wachtlijst toe aan de deelnemerslijst:

1. Klik rechtsboven op de detailpagina van het evenement op de tab Wachtlijst;
2. Klik op de drie verticale puntjes rechts van de klant die je wilt inschrijven;
3. Selecteer Overplaatsen naar ingeschreven;
4. Voer in de pop-up Inschrijven een bericht in om mee te sturen met de bevestigingsmail (optioneel);
5. Klik op Inschrijven.

Zo vind je snel evenementen met beschikbare plaatsen:

1. Ga naar Agenda > Evenementenlijst;
2. Vink het vakje Evenement met reserveerbare plaatsen aan.

Veelgestelde vragen

• Online reserveringsbeperkingen
• Een online afspraak/evenement maken via een web- of videoconferentielink
• Follow-ups voor boekingen instellen met klanten