In dit artikel leggen we uit hoe je eenvoudig te gebruiken, professioneel ogende facturen en prijsopgaven aan je klanten kunt sturen, zodat je meer verkoopt en sneller betaald krijgt.
Instellingen voor facturen en prijsopgaven
Volg deze stappen om de basisinformatie in te stellen die je op al je facturen en prijsopgaven wilt weergeven:
Stap 1: ga naar Instellingen > Betalingen en klik op de tab Prijsopgaven;
Stap 2: vul je factuuradres en bedrijfsgegevens in, geef de vervaldatum voor de betaling van je facturen op en voer de algemene voorwaarden in die je klanten wilt tonen wanneer ze je prijsopgaven en facturen ontvangen.
Zie de afbeelding hieronder voor voorbeeldinstellingen van bedrijfsgegevens en de algemene voorwaarden:
| Opmerking over de bedrijfsgegevens: het factuuradres van je bedrijf wordt toegevoegd aan de kop van alle facturen en prijsopgaven. De standaardinformatie die wordt weergegeven komt uit je Bedrijfsgegevensinstellingen. Ga om je officiële bedrijfsgegevens te wijzigen naar Instellingen > Bedrijfsgegevens. |
| Tip: alles in deze rubriek wordt toegevoegd aan de kop van je facturen en prijsopgaven. Voeg dus gerust meer relevante informatie toe, zoals je telefoonnummer, de URL van je website, je btw-nummer. |
| Opmerking over de algemene voorwaarden: je kunt je algemene voorwaarden van je bedrijf toevoegen met betrekking tot betalingen, te late betalingen of andere belangrijke informatie waarvan je klanten op de hoogte moeten zijn wanneer ze een factuur ontvangen of betalen. Je kunt hetzelfde doen voor je prijsopgaven. |
Nieuwe facturen en prijsopgaven opstellen
Je kunt eenvoudig een nieuwe prijsopgave of factuur maken waar je de knop Nieuw in het systeem ziet. Klik gewoon op Nieuw om het even waar in het systeem en selecteer Prijsopgave of Factuur. Op je pagina Inbox, op je pagina Betalingen of rechtstreeks vanuit een klantenfiche, bijvoorbeeld.
| Let op: op je prijsopgaven en facturen staan je bedrijfslogo en -naam altijd standaard bovenaan (zie de afbeelding hierboven). Dit is geconfigureerd in Instellingen > Bedrijfsgegevens en kan niet worden gewijzigd vanaf de factuur of prijsopgave zelf. |
Lees de onderstaande rubriek om te zien hoe je elke factuur of prijsopgave kunt personaliseren voor je die opslaat of verstuurt.
Facturen en prijsopgaven personaliseren
Pas de standaardwaarden naar wens aan:
- Factuuradres en factureringsgegevens;
- Factuurkop: de titel die bovenaan verschijnt. De standaardkop voor een factuur is 'Factuur' en voor een prijsopgave, 'Prijsopgave'.
- Munteenheid: dit is standaard de valuta van het account.
| Opmerking: om de munteenheid per factuur te wijzigen, moet je de optie Verschillende munteenheden accepteren activeren in je Betalingsinstellingen. |
- Factuur- en prijsopgavenummer: factuur- en prijsopgavenummers worden automatisch bijgewerkt, zodat je ze niet hoeft bij te houden! De eerste factuur krijgt automatisch het volgnummer 0000001, en elke nieuwe factuur wordt met één verhoogd.
| Opmerking: factuurnummers moeten uniek zijn en kunnen alleen oplopen. Als je bijvoorbeeld het factuurnummer aanpast naar 0001250 moet het volgnummer van de volgende factuur 0001251 of hoger zijn. Je kunt dus niet hetzelfde of een kleiner volgnummer, zoals 0001249, ingeven. |
- Uitgiftedatum/vervaldatum: de uitgiftedatum is meestal de dag waarop je de factuur hebt uitgeschreven, maar je kunt deze eventueel ook antedateren. Stel ook de vervaldatum van de factuur in.
- Artikellijst: in de artikellijst van een prijsopgave of factuur vermeld je de diensten of producten waarvoor je klant betaalt. Je kunt hier ook belastingen en kortingen toepassen. Zie hieronder voor meer informatie.
| Opmerking: je kunt ontvangers aan je factuur toevoegen als je die naar meer dan één klant wilt sturen. Voeg gewoon hun e-mailadres toe in het veld Verzenden naar meer ontvangers. |
Artikelen toevoegen
Stap 1: scrol omlaag naar de rubriek met artikelen op je factuur of prijsopgave.
Stap 2: Klik op Selecteer een artikel om het te bekijken en te kiezen uit je artikelenlijst.
Je zult zien dat de lijst vooraf is ingevuld met het menu van diensten die je aanbiedt en de respectievelijke prijzen.
| Opmerking: klik als het artikel dat je zoekt niet in de lijst staat op Aangepast ... om er op dat moment een toe te voegen. In de rubriek hieronder leggen we uit hoe je een artikel op maat aanmaakt. |
Stap 3: voer het aantal producten of diensten in en klik op Toevoegen om het artikel in de lijst op te nemen.
Artikelen op maat aanmaken
Volg deze stappen om een nieuw artikel op maat aan te maken dat nog niet in je lijst van diensten of artikelen staat.
Stap 1: klik op Aangepast ... in het uitklapmenu Artikelen.
Stap 2: geef in het pop-upvenster Nieuw artikel een naam aan het item op maat en voeg er een prijs aan toe.
Stap 3: vul de volgende gegevens in:
- Het aantal artikelen op maat dat je aan de lijst wilt toevoegen;
- In voorkomend geval een korting;
- Tot drie belastingen (belastingen worden bewaard voor toekomstig gebruik).
Artikelen bewerken
Heb je per ongeluk een artikel toegevoegd? Wil je een korting van 15 % toevoegen? Klik dan gewoon op
het icoontje naast het artikel in de rij van het betreffende item en selecteer Bewerken of Verwijderen.
| Opmerking: wijzigingen in het bewerkte artikel zijn alleen van toepassing op de factuur die je op dat moment maakt. |
In het veld Boodschap aan klant kun je een persoonlijke noot aan de factuur toevoegen, zoals hieronder is afgebeeld:
Herzie of bewerk je Algemene voorwaarden.
Vink Klant online laten betalen aan als je klanten de mogelijkheid wilt bieden om online te betalen. Vink Klant deelbedrag laten betalen aan als je klanten de mogelijkheid wilt bieden om in schijven te betalen.
| Opmerking: activeer online betalingen en stel je instellingen voor deelbetalingen in onder Instellingen > Betaalpagina. |
| Opmerking: je kunt alleen gedeeltelijke betalingen accepteren als je een koppeling hebt met een kredietkaartverwerker – Stripe of Square. |
Je prijsopgave en factuur opslaan of versturen
Heb je jouw prijsopgave/factuur bewerkt en ben je tevreden met het resultaat? Je kunt ze dan opslaan als concept of ze verzenden naar de klant en eventuele andere ontvangers.
Zo zien je facturen en prijsopgaven eruit voor je klanten:
Facturen en prijsopgaven na verzending bijwerken
Heb je een fout ontdekt of wil je iets wijzigen? Je kunt een prijsopgave of factuur nog bewerken, zelfs nadat je ze hebt verzonden, en een bijgewerkte versie ervan sturen.
Ga om een uitgeschreven factuur bij te werken naar Betalingen > Facturen en boekingen. Selecteer je factuur met de filter rechts en klik dan op Bewerken in het vervolgmenu.
Ga om een bestaande prijsopgave bij te werken naar Betalingen > Prijsopgaven. Selecteer je prijsopgave met de filter rechts en klik dan op Bewerken in het vervolgmenu.
Meer informatie: lees voor meer informatie over het bijhouden van facaturen en prijsopgaven het artikel betalingen beheren en bijhouden. De klantinformatie en -activiteiten beheren – Sitee (zendesk.com)
Lees het artikel Betalingsherinneringen versturen als je wilt weten hoe je Betalingsherinneringen voor openstaande facaturen verstuurt. Je agenda en beschikbaarheid instellen – Sitee (zendesk.com)
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.