In dit artikel leggen we uit hoe je automatische berichten en herinneringen instelt, zodat je klanten nooit een afspraak of betaling missen!
Je kunt automatische herinneringen sturen per e-mail, sms of beide.
Er zijn vier types automatische berichten voor klanten die je kunt personaliseren en waaruit je kunt kiezen:
- Boekingsbevestigingen en -herinneringen
- Betalingsherinneringen
- Automatisch antwoorden op ontvangen documenten
- Sms-instellingen
Je kunt alle automatische klantberichten beheren via Instellingen > Automatische klantberichten en sms.
Boekingsberichten en -herinneringen
Onder de tab Boekingen kun je boekingsbevestigingen en -herinneringen en opvolgingen na de afspraak automatisch per sms of e-mail versturen.
- Automatisch antwoorden op boekingsverzoeken: zodra je klant een afspraak maakt, ontvangt hij een e-mail. Vink als je ook een tekstbericht wilt sturen het vakje onder Boekingsbevestiging aan.
Maak gebruik van het tekstverwerkingsveld om je bevestigingsbericht en informatie aan te passen. Dit bericht verschijnt op het bevestigingsscherm van de boeking dat je klanten te zien krijgen nadat ze met succes een afspraak hebben gemaakt.
Bijvoorbeeld: typ een gepersonaliseerde welkomste-mail van je bedrijf of maak een pakket met links naar aanvullende informatiebronnen. |
- Boekingsherinneringen: je kunt hoogstens twee herinneringen per afspraak sturen.
Bepaal wanneer je klant een afspraakherinnering zal ontvangen, zoals dertig minuten voor de afspraak, door gebruik te maken van de uitklapmenu's.
Vink Per sms sturen aan om naast een e-mail ook een tekstbericht met een herinnering te sturen.
Opmerking: je kunt herinneringen desgevallend ook uitschakelen. |
- Opvolging na een afspraak: je klant ontvangt het opvolgingsbericht na afloop van de afspraak.
Kies de actie van je opvolging:
- Automatisch opvolgen: na de afspraak stuurt het systeem het bericht op het ingestelde tijdstip automatisch naar je klant;
- Manueel opvolgen: na afloop van de afspraak krijg je een opvolgingsherinnering. Zo kun je beslissen welke vervolgactie je daarna wilt ondernemen, zoals je klant uitnodigen om een volgende afspraak te maken, bijvoorbeeld.
- Niet opvolgen: kies deze optie om opvolgingsberichten uit te schakelen.
Maak je keuze en schrijf je opvolgingsbericht in het tekstveld.
Lees voor meer informatie het artikel: Boekingen ontvangen en beantwoorden
Tip: dit is de ideale plek om een bedankberichtje of een uitnodiging voor een nieuwe afspraak te schrijven! |
Betalingsberichten en -herinneringen
In het tabblad Betalingen kun je herinneringen opstellen voor facturen en prijsopgaven.
Betalingsherinneringen helpen je klanten om hun transacties met je bedrijf op de voet te volgen en herinneren hen aan uitstaande betalingen. Zo hoef jij dat niet meer te doen en heb je minder aan je hoofd!
- Sms over een nieuwe factuur: wanneer je een factuur uitschrijft, ontvangt je klant een e-mail. Klik op het selectievakje om ook een sms te sturen.
- Herinneringen voor achterstallige facturen: maak je klanten met een herinneringsbericht er vriendelijk op attent dat ze nog achterstallige betalingen hebben. Je kunt kiezen uit drie types herinneringen:
- Automatisch de klant eraan herinneren: je klant krijgt automatisch een herinnering op een vast tijdstip nadat de factuur als achterstallig is gemarkeerd;
- Automatisch mij eraan herinneren: jij krijgt de herinnering, zodat je de opvolging zelf in de hand hebt;
- Geen herinnering: kies deze optie om factuurherinneringen uit te schakelen.
Maak gebruik van het uitklapmenu om de herinnering in te plannen.
- Sms over een nieuwe prijsopgave: wanneer je een prijsopgave stuurt, ontvangt je klant een e-mail. Klik op het selectievakje om ook een sms te sturen.
- Herinnering voor de prijsopgave vervalt: herinner je klanten er vriendelijk aan dat ze een uitstaande prijsopgave hebben voor deze vervalt.
- Je kunt kiezen uit drie types herinneringen:
- Automatisch de klant eraan herinneren: je klant krijgt automatisch een herinnering op een vast tijdstip voor de prijsopgave vervalt;
- Automatisch mij eraan herinneren: jij krijgt de herinnering, zodat je kunt beslissen hoe je de klant opvolgt;
- Geen herinnering: kies deze optie om nieuwe meldingen over prijsopgaven uit te schakelen.
Maak gebruik van het uitklapmenu om de herinnering in te plannen.
Lees voor meer informatie het artikel:De automatische boekingsbeantwoording
Berichten en documenten automatisch beantwoorden
Wanneer een klant je bedrijf een bericht stuurt, een document uploadt of een contactformulier invult, ontvangt hij een automatisch antwoord van je bedrijf.
De functie autoreply helpt je tijdig en georganiseerd te communiceren, met minder administratieve rompslomp voor jou!
Ga naar het tabblad Berichten en documenten.
Typ in het tekstveld een bericht op maat, geef een persoonlijk tintje aan je automatische antwoord en klaar! Klik nadat je de voorkeuren voor Automatische klantberichten hebt gekozen bovenaan op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.
Opmerking: deze instellingen gelden voor alle automatische klantberichten in je account. Ga om automatische berichten specifiek voor een dienst in te stellen naar Instellingen > Dienst. |
Sms-instellingen
Op het tabblad Sms-instellingen zijn er drie opties om met je klanten te communiceren:
- Tweewegsberichten: stuur tekstberichten naar je klanten en ontvang antwoorden via hetzelfde medium rechtstreeks op Sitee;
- Niet beantwoorden (automatisch bericht): indien geactiveerd, zullen je klanten een automatisch bericht ontvangen. Laat je klanten per automatische sms weten dat je hun antwoorden niet ontvangt. Je kunt de tekst in het veld personaliseren om een andere manier aan te bieden om contact met je op te nemen. Er zijn meerdere instelbare parameters om specifieke informatie weer te geven;
- Niet automatisch beantwoorden: als deze instelling is geactiveerd, zullen je klanten geen automatisch bericht ontvangen. Je klanten zullen niet weten dat je hun berichten niet ontvangt. We raden deze instelling dan ook af.
Opmerking: raadpleeg voor meer informatie om deze optie in te stellen. Lees voor meer informatie het artikel: Klanten ordenen en eenvoudig indelen. |
Aangepaste parameters
Er zijn 4 parameters die je kunt toevoegen aan je gepersonaliseerde automatische bericht 'Niet beantwoorden':
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.