In dit artikel leggen we de verschillende functies van je inbox uit en hoe je vanuit je inbox je klantactiviteiten beter kunt beheren en met je klant kunt communiceren.
De inbox van je account ziet eruit als elke andere mailbox, maar bevat enkele zeer speciale functies om je klantactiviteiten bij te houden en je klanten op te volgen!
Mogelijkheden van je inbox
Met je inbox kun je veel meer dan gewoon berichten sturen en ontvangen. Je kunt je belangrijkste zakelijke activiteiten automatiseren en bijhouden.
Zo doe je dat.
- Je inbox bevat al je zakelijke interacties, niet alleen berichten
|
Bijvoorbeeld: een boekingsverzoek, een afspraakbevestiging, een document dat een klant met je deelt, enzovoort. |
- Je inbox bevat niet alleen interacties met bestaande klanten, maar ook met leads en potentiële klanten!
Lees voor meer informatie het artikel: Leer uw Postvak IN kennen
|
Bijvoorbeeld: een nieuwe lead neemt online contact met je op via je website of de zakelijke pagina op je account. Je ziet zijn vraag en contactgegevens in je inbox. Nu kun je hem antwoorden, de informatie in je systeem opslaan en meer zakendoen. |
De mappen van je inbox gebruiken
Je map Inbox bevat al je zakelijke interacties voor het beheer van je dagelijkse activiteiten met klanten en leads (zie hierboven).
Daarnaast zijn er nog drie belangrijke mappen waarmee je jouw inbox beter kunt beheren.
- Aandacht vereist: in deze map komen automatisch alle interacties en onbeantwoorde verzoeken. De map is dus heel waardevol voor je klantbeheer.
|
Bijvoorbeeld: een klant of een nieuwe lead neemt online contact met je op en wil een afspraak maken. Dit verzoek gaat automatisch naar je map Aandacht vereist. Zo mis je geen nieuwe zakelijke kansen en raak je niets kwijt in je inbox. |
- Opvolgen: deze map bevat alles wat je markeert met Herinner mij aan (zie Opvolgingsherinneringen aanmaken hieronder).
Je krijgt automatisch een melding om dit item op te volgen op basis van de herinnering die je hebt ingesteld, zodat je geen belangrijke items in je inbox vergeet.
- Bronnen: in deze map zie je hoe klanten en nieuwe leads contact met je hebben opgenomen, zodat je belangrijke informatie over je zakelijke activiteiten krijgt.
| Tip: kijk in je map Aandacht vereist om te reageren op verzoeken en interacties die je nog niet |
Items in je inbox beheren: opvolgingsherinneringen en items toewijzen aan personeel
In je inbox staat bovenaan een actiemenu om je inbox en gesprekken te ordenen en te beheren.
Hieronder staan twee handige acties om je klantcommunicatie en -activiteiten te automatiseren en te organiseren vanuit je inbox.
1. Een opvolgingsherinnering opstellen
Kun je niet meteen in gesprek gaan met een klant of op zijn verzoek reageren, maar wil je het zeker niet vergeten? Stel dan voor jezelf een automatische opvolgingsherinnering in om op een later tijdstip te antwoorden.
Zo maak je een opvolgingsherinnering voor een item in je inbox.
Stap 1: klik op het item in de inbox dat je wilt opvolgen en vervolgens in het actiemenu (zie hieronder) op Herinner mij eraan in ...
Stap 2: kies wanneer je de herinnering wilt ontvangen en klik op Opslaan.
Je herinnering is ingesteld en het bericht zelf wordt automatisch verplaatst naar je map Opvolgen.
Een item in je inbox toewijzen aan een andere medewerker
Organiseer je inbox en klantactiviteit verder met de knop Toewijzen aan een medewerker. Zo doe je dat:
Stap 1: klik op het inboxitem dat je wilt opvolgen en daarna op Toewijzen in het actiemenu (zie hierboven);
Stap 2: kies de medewerker naar wie je dit item wilt doorsturen en klik op Verzenden.
Het systeem stuurt het item nu door, zodat de medewerker het kan behandelen, en verwijdert het uit je inbox.
Contact opnemen met klanten vanuit je inbox
Wanneer je op een inboxitem klikt, gaat er een pagina Gesprek open met een volledig overzicht van die klant en zijn interacties met je bedrijf.
|
Bijvoorbeeld: de klantenfiche verschijnt rechts en je interacties met de klant gaan open in een conversatiethread, zoals hieronder is afgebeeld: |
Je kunt veel van je klantactiviteiten direct en eenvoudig beheren vanaf de pagina Gesprek die nu openstaat.
Je kunt nu het volgende doen:
- Klikken op een van de specifieke gespreksitems over specifieke activiteiten, zoals betalingen of boekingen. Je wordt dan verder geleid om de nodige acties te ondernemen.
- Gebruikmaken van de berichtbalk onder de thread om je klanten rechtstreeks een bericht te sturen of een hele reeks acties te ondernemen door te klikken op het hier afgebeelde icoontje:
Lees voor meer informatie het artikel: Bericht je klanten met Tweezijdige Sms
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.