Création de plusieurs éléments ou individus sous un contact – Sitee

Il est possible de rassembler plusieurs éléments ou individus sous un seul contact dans Sitee. Vous trouverez tous les éléments associés à un contact particulier sous les informations de contact de la fiche client (à droite).

Créez des réservations, des demandes de paiement, des notes, etc. pour chaque élément ou personne.
Toutes les communications commerciales, telles que les notifications de réservation, les notifications de paiement et les rappels, seront envoyées aux informations de contact figurant dans le dossier.

Sélectionner le terme de travail à utiliser

Tout d'abord, sélectionnez le terme pour définir la nature de votre gestion client. Sélectionnez l'élément qui correspond le mieux à votre entreprise.

Accédez à Configurations > Informations concernant l'entreprise.
Faites défiler l'écran jusqu'au bas de la page et passez à l'option Choisir un terme personnalisé (le terme par défaut est Clients).

Choisissez parmi :

Patients
Étudiants
Comptes
Animaux de compagnie
Véhicules
Projets
Cas
Emplois
Opportunités
Propriétés

Quel que soit le terme sélectionné, le processus d'ajout d'éléments ou de personnes reste le même.

Ajouter un client

Lorsque vous ajoutez un nouveau contact et un nouveau projet, remplissez à la fois les coordonnées du contact et celles du client :

Ouvrez le menu Clients. En haut de la page, cliquez sur Nouveau client. (N'oubliez pas que votre section Clients peut porter un nom différent en fonction du terme de travail que vous avez sélectionné précédemment).
Saisissez les coordonnées du client et les informations le concernant le client. Les informations de contact contiennent l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et d'autres coordonnées du principal point de contact responsable de l'élément. Les informations sur le client contiennent des détails sur l'objet ou la personne avec laquelle vous allez travailler.

Une nouvelle fiche client est créée. Tous les éléments ( coordonnées) associés au contact sont répertoriés dans le volet des informations sur le contact ( à droite de l'écran) :

Pour ajouter un autre élément sous le même contact, cliquez sur le bouton + dans la section des éléments pour ajouter facilement un nouvel élément.

Partout ailleurs :

Cliquez sur Nouveau client dans la section Clients ou sous Actions rapides.
Indiquez l'adresse e-mail du contact sous lequel vous souhaitez ajouter le nouveau patient. Dans l'exemple précédent, je saisirais l'adresse e-mail d'Abélia Crépin pour ajouter un autre patient sous son nom. Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante.

Les coordonnées du contact s'affichent automatiquement. Remplissez les détails du nouveau patient.
Un nouveau patient est ajouté dans la section des patients.

Travailler avec plusieurs clients

Sélectionnez l'élément pertinent dans la fiche client (ou dans n'importe quel sélecteur de clients en effectuant une recherche) et cliquez sur le bouton + de la page de conversation pour créer une nouvelle réservation ou un autre engagement.

Lorsque vous commencez à recevoir des interactions liées à des éléments spécifiques, elles apparaissent dans votre compte lié à la fois au contact et à l'élément lié.

Consulter les réservations et l'activité

Pour voir les conversations, les réservations, les paiements et les actions d'une personne ou d'un élément, cliquez dessus. L'élément ou la personne sélectionné(e) sera coché(e) à côté de son nom et vous ne verrez que ses interactions. Vous pouvez basculer entre les onglets Notes, Rendez-vous, Paiements et Documents pour consulter des interactions spécifiques.

Vous pouvez facilement rechercher des contacts et des éléments individuels dans votre liste de clients - il suffit de rechercher le contact principal ou le nom de l'élément.

Modifier les informations sur les contacts et les clients

Les informations de contact se trouvent dans le volet de droite. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour les modifier. Les informations sur le contact restent les mêmes pour tous les clients sous ce contact.
Les informations sur le client se trouvent dans le volet de gauche. Cliquez sur l'icône représentant un crayon dans le volet de gauche pour les modifier. Les informations sur les clients diffèrent selon les éléments/individus.

Supprimer des clients

Sélectionnez l'élément concerné et cliquez sur le bouton Supprimer situé en haut de la page pour le supprimer.