Vous pouvez synchroniser votre calendrier Outlook avec le calendrier Sitee pour gérer votre calendrier à partir d'un seul endroit. Tous les événements sont importés d'Outlook vers Sitee et bloquent l'heure dans votre calendrier Sitee. La synchronisation de vos calendriers empêche vos clients de réserver lorsque vous n'êtes pas disponible. Si vous essayez de prendre rendez-vous à partir de votre propre calendrier, vous recevrez une notification si la réservation entre en collision avec un événement Outlook.
Vous pouvez vous connecter à la synchronisation bidirectionnelle Outlook via la page Paramètres / Mon Calendrier ou directement via l'App Market dans le menu de gauche.
Lors de la synchronisation de vos calendriers, vous pouvez choisir d'importer votre calendrier Outlook dans Sitee, d'exporter votre calendrier Sitee vers votre calendrier Outlook, ou les deux.
Synchronisez avec votre agenda Google
- Sur votre page Calendrier, cliquez sur « Lier un calendrier externe ».
- Cliquez sur « Connecter » à côté de « Calendrier Outlook ».
- Connectez-vous au compte Microsoft souhaité.
- Définissez vos préférences d'importation - Quels calendriers Outlook doivent créer des « temps occupés » dans le calendrier de votre site.
- Définissez vos préférences d'exportation - Comment mettre à jour votre calendrier Outlook avec les rendez-vous Sitee.
- Cliquez sur "Terminé" et sélectionnez "Synchroniser maintenant" ou pour planifier la synchronisation à 1 heure du matin, heure locale.
La synchronisation initiale inclut les éléments du calendrier des deux années précédentes et suivantes.
Statut libre/occupé des éléments du calendrier Outlook
Un élément de calendrier de votre calendrier Outlook se trouve dans l'un des états suivants :
- Gratuit (Gratuit - ne se synchronise pas avec le site)
- Travailler ailleurs (Occupé sur place)
- Pour l'instant (travail sur place)
- Occupé (Occupé sur le site)
- Absent (occupé dans vcita)
- Absent du bureau (Occupé sur le site)
Pour calculer le temps « Occupé », le site considère tous les états sauf « Libre » comme « Occupé ».
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Astuce : le paramètre par défaut du calendrier Outlook pour les événements « Toute la journée » est l'heure « Libre ». Assurez-vous donc de le mettre à jour sur l'heure « Occupé » si vous souhaitez que cette heure soit bloquée dans le calendrier de votre site. le site synchronise uniquement les rendez-vous occupés. |
| Important : Assurez-vous que vous utilisez un ordinateur portable ou de bureau pour connecter votre compte à la nouvelle synchronisation bidirectionnelle. Nous ne prenons actuellement pas en charge les appareils mobiles pour la connexion de synchronisation initiale. |
Importez le calendrier de votre site dans votre calendrier Outlook
Si vous importez votre calendrier Outlook dans le site, vous pouvez voir toutes vos heures d'occupation dans le calendrier de votre site, à condition que vous n'oubliez pas de marquer l'événement comme Occupé dans Outlook. En ajoutant des éléments du calendrier Outlook, vous évitez les doubles réservations.
Vous pouvez choisir de garder les détails de vos rendez-vous du calendrier Outlook privés et visibles uniquement par vous dans votre compte sitee.
Exportez la vue du calendrier de votre site vers le calendrier Outlook
Lorsque vous exportez votre calendrier, vous devrez choisir comment vous souhaitez exporter votre calendrier de site vers Outlook pendant le processus d'exportation. L'option par défaut consiste à exporter tous les éléments de votre calendrier vers votre calendrier Outlook .
De plus, vous pouvez exporter le calendrier de votre site vers un tout nouveau calendrier qui sera ajouté à la section « mes calendriers » en tant que nouveau calendrier abonné. (voir image ci-dessous). Par défaut, le nouveau calendrier portera le nom du nom de votre entreprise si vous choisissez cette option. Vous pouvez choisir un nom unique pendant le processus.
| Remarque : Veuillez noter que la création d'un « nouveau calendrier » peut entraîner des réservations doubles, car les réservations du site ne seront pas synchronisées avec les périodes occupées dans votre calendrier principal. |
| Astuce : Vous pouvez uniquement modifier les éléments du calendrier dans le calendrier que vous avez utilisé pour les créer. Si vous souhaitez modifier un rendez-vous ou un événement réservé via le site, assurez-vous de le faire sur site et si vous souhaitez modifier un événement Outlook, assurez-vous de le faire sur Outlook. |
Si vous consultez votre calendrier depuis votre Mac ou iPhone, assurez-vous que le calendrier exporté y est également sélectionné.
Première synchronisation
Le processus de synchronisation initial prend généralement quelques heures, mais peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant cette période, certains éléments de votre calendrier peuvent ne pas être disponibles. Toutes les modifications apportées à votre calendrier vcita sont automatiquement mises à jour dans votre calendrier Outlook.
| Remarque : Pour votre commodité, vous pouvez choisir de planifier la synchronisation en dehors des heures de travail (1 heure du matin) pendant le processus. |
| Exemple : les modifications que vous apportez à votre calendrier Outlook pour les éléments du calendrier du site ne sont pas reflétées dans le calendrier de votre site. La prochaine fois que vous mettrez à jour l'élément de calendrier dans le calendrier de votre site, les modifications que vous avez apportées à votre calendrier Outlook seront effacées. |
Pour migrer depuis l'ancienne version d'Outlook Calendar Sync :
Pour migrer vers la nouvelle version d'Outlook Calendar Sync, accédez à la page des paramètres de Calendar Sync appropriée. Il s'agit de Paramètres-> Disponibilité et calendrier pour les entreprises comptant un seul employé et Paramètres-> Personnel-> Paramètres avancés-> Mon emploi du temps pour les entreprises comptant plusieurs employés.
La bannière jaune pour mettre à jour votre synchronisation Outlook comporte un bouton « Cliquez ici » qui, une fois cliqué, vous amènera à la page de votre calendrier et au nouvel assistant de synchronisation du calendrier Outlook.
Au cours de ce processus, votre calendrier Outlook s'abonnera au calendrier de votre site mis à jour, tandis que les anciens éléments de calendrier synchronisés seront supprimés pour éviter les doublons.
La nouvelle application de synchronisation bidirectionnelle offre une synchronisation améliorée entre les calendriers en créant un « miroir » du calendrier de votre site sur Outlook et vice versa. Cela signifie également que vous n'avez plus besoin d'e-mails contenant des fichiers .ics remplissant votre boîte de réception.
| Remarque : Si vous décidez d'associer la synchronisation bidirectionnelle à un compte Outlook différent de votre compte de messagerie principal associé à vcita, vous pouvez toujours recevoir des e-mails contenant des fichiers .ics sur votre compte de messagerie principal. |
Rompre la synchronisation bidirectionnelle du calendrier Outlook de votre site
Par défaut, lorsque vous interrompez la synchronisation bidirectionnelle, tous les événements et rendez-vous sont supprimés du calendrier Outlook. Avant de terminer le processus, vous pouvez choisir de conserver tous les événements et rendez-vous existants.
FAQ
J'ai un événement dans Outlook qui ne se synchronise pas avec le site
Vérifiez l’état de l’événement pour vous assurer qu’il est marqué comme heure BUSY . le site synchronise uniquement les heures chargées. Vous pouvez vérifier le type d'état de l'événement en cliquant sur l'événement dans votre calendrier Outlook , puis en sélectionnant Modifier et Autres options pour afficher ou modifier le type d'événement. N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.
Je ne reçois plus de notifications par e-mail pour les mises à jour du calendrier
Maintenant que la nouvelle synchronisation bidirectionnelle est activée, nous avons pris des mesures pour rendre votre boîte de réception moins encombrée en désactivant les notifications par courrier électronique inutiles. Vous pouvez les réactiver à tout moment dans les paramètres de votre modèle d'e-mail.
Je n'arrive pas à me connecter à mon calendrier Outlook depuis le site
Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter à votre calendrier Outlook, essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter à votre compte Outlook. Une fois que vous avez fait cela, ouvrez l'application de synchronisation bidirectionnelle et réessayez.
Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter à votre compte Outlook, veuillez contacter l'assistance.
Je ne vois que certaines parties du calendrier de mon site dans mon calendrier Outlook
La synchronisation du calendrier Outlook peut prendre jusqu'à 24 heures. Si vous ne parvenez toujours pas à voir tout ou partie des éléments du calendrier de votre site dans votre nouveau calendrier Outlook, veuillez contacter l'assistance.
Les mises à jour que j'effectue dans le calendrier de mon site ne sont pas visibles dans mon calendrier Outlook
La connexion de synchronisation avec Outlook est instantanée ; la mise à jour peut parfois prendre quelques minutes en raison de problèmes de serveur. Essayez d'actualiser votre navigateur après 15 minutes. Si la mise à jour n'est toujours pas visible dans votre compte Outlook, veuillez contacter l'assistance.
J'ai ajouté le nouveau calendrier à mon iCal, mais je n'y vois toujours pas les éléments de mon calendrier vcita.
Si vous avez synchronisé avec succès votre calendrier Outlook et coché la case à côté du nom de votre entreprise dans votre iCal, essayez de vider le cache de votre navigateur. Vous pouvez ouvrir le menu Aide de votre navigateur pour trouver des instructions étape par étape sur la façon de procéder ou pour afficher ces étapes.
Résoudre les problèmes
- Si vous rencontrez des difficultés pour synchroniser votre calendrier Outlook avec votre calendrier vcita :
- Assurez-vous que votre navigateur est à jour. Nous vous recommandons d'utiliser Chrome pour synchroniser votre calendrier la première fois.
- Videz le cache de votre navigateur. Vous pouvez ouvrir le menu Aide de votre navigateur pour trouver des instructions étape par étape sur la façon de procéder. Vous pouvez également consulter les instructions sur la façon de procéder ici.
- Actualiser la page.
- Passez à un autre navigateur. Nous recommandons Google Chrome.
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