Configurer vos rappels de réservation et formulaires de prise de rdv client

Dans cet article, vous apprendrez à configurer des messages de confirmation automatiques, des rappels de rendez-vous et des messages de suivi post-rendez-vous pour garantir une organisation optimale de votre activité pour vous et vos clients !

 

Important : Les paramètres décrits dans cet article affectent les notifications par défaut et le formulaire client pour l’ensemble de vos services. Vous pouvez personnaliser les paramètres pour un service spécifique dans vos Paramètres de prestation.

 

Notifications de réservation

Pour commencer, ouvrez le menu Configurations  puis cliquez sur Messages automatiques envoyés à vos clients. En haut de la page qui s’ouvre, assurez-vous que l’onglet Prise de RDV soit sélectionné.

 

 

Messages de confirmation de rendez-vous

 

Sous Réponse automatique pour les RDV (exemple ci-dessus), vous pouvez taper un message personnalisé qui sera ajouté au contenu du mail de confirmation que les clients recevront lorsqu’ils prendront rdv avec vous en ligne. Vous pouvez utiliser les outils d’édition mis à votre disposition pour insister sur un point particulier, mais aussi ajouter de la couleur, des liens, etc.

 

Si vous souhaitez que vos clients reçoivent les messages de confirmation à la fois par mail et SMS, cochez la case sous Confirmation de prise de RDV.

 

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le contenu du message, en actualisant le texte situé à l’intérieur de la zone grise.

 

Cliquez sur Sauvegarder en haut de la page lorsque vous aurez terminé vos modifications.

 

Rappels de rendez-vous

Par défaut, les clients recevront un e-mail de rappel 15 minutes avant le rendez-vous. Les paramètres de rappel vous permettent de modifier cette durée et de sélectionner le nombre de rappels à envoyer. Vous pouvez envoyer jusqu’à deux rappels.

 

 

Pour modifier cette durée, cliquez sur la liste pour l’ouvrir, et sélectionnez l’option que vous préférez. Si vous ne souhaitez pas envoyer de rappel, cliquez sur Désactiver

 

 

Si vous souhaitez envoyer des rappels à vos clients à la fois par e-mail et SMS, cochez la case Envoyer par SMS. Vous pouvez modifier le contenu du message en actualisant le texte situé dans la zone grise.

 

Options de suivi post-rendez-vous

 

Les options de suivi vous permettent de choisir la manière dont vous préférez interagir avec vos clients suite à un rendez-vous. Sélectionnez une option à partir de la liste de suivi.

 

 

 

En savoir plus : Pour plus d’informations sur la manière de configurer les messages automatiques de réservation et les différentes options de paramétrage, consultez l’article Messages automatiques envoyés à vos clients.

 

Options supplémentaires de messagerie texte

Si vous choisissez d’envoyer des confirmations et/ou des rappels par SMS, tenez compte de ces options pour configurer les capacités de messagerie.

 

Configurer un nom d’expéditeur

Si votre entreprise est située en dehors des États-Unis, du Canada et de la France, vous pouvez configurer un nom d’expéditeur qui sera affiché sur l’écran des destinataires de vos SMS. C’est une bonne option lorsque vous souhaitez que vos clients soient en mesure de reconnaître votre entreprise comme étant l’expéditeur du SMS plutôt que de ne voir s’afficher qu’un numéro de téléphone inconnu.

 

Important : Le nom choisi ne sera pas affiché pour les clients situés dans l’un des pays susmentionnés. L’affichage du nom de l’expéditeur est soumis à la réglementation du fournisseur de services local.

 

Étape 1 : Rendez-vous dans le menu Configurations , cliquez sur Infos concernant l'entreprise, et cochez la case sous Nom de l'entreprise.

 

Étape 2 : Saisissez le nom de l’expéditeur que vous souhaitez afficher pour vos clients et enregistrez vos modifications.

 

 

Modifier le numéro de notification du client

Sur la fiche client, vous pouvez avoir plusieurs champs de numéro de téléphone : portable, fixe, etc.

 

Si vous disposez de plusieurs numéros enregistrés, assurez-vous que le numéro que vous avez pour les notifications par SMS soit renseigné et/ou à jour.

 

 

Pour modifier le numéro utilisé pour les notifications du client, ouvrez le menu Clients, cliquez sur le client concerné, puis sélectionnez l’onglet Info.

 

Sous la case Informations supplémentaires, ce champ est modifiable et vous pouvez sélectionner un numéro différent à partir de vos options.

 

Vos modifications seront enregistrées automatiquement.

 

Percevoir les paiements lors de la réservation

Découvrez comment ajouter un tarif à votre service et vous assurer que le client est tenu de payer en amont du service lors de la prise de son rendez-vous.

 

Étape 1 : Allez dans l’onglet Configurations de votre menu principal, puis cliquez sur Mes Prestations

Étape 2 : Cliquez sur votre service.

Étape 3 : Rendez-vous à la section Affichage d'infos relatives aux tarifs, puis cliquez sur le menu déroulant des Options d'affichage des honoraires. Sélectionnez Payant - Paiement obligatoire à la prise du RDV

 

 

Étape 4 : Saisissez le tarif souhaités et cliquez sur Terminé.

 

Remarque : Si vous avez choisi d’accepter les paiements dans d’autres devises (c’est-à-dire dans plusieurs devises) dans vos Paramètres de paiements, vous pourrez également sélectionner la devise de votre choix pour ce service.

 

Personnaliser le formulaire client de réservation pour un service spécifique

 

Vous pouvez personnaliser le formulaire client pour chaque service.

 

Étape 1 : Depuis le menu Configurations, sélectionnez Mes Prestations. Déroulez jusqu’au service concerné et cliquez dessus pour ouvrir la page.

 

Étape 2 : À droite de la page, cliquez sur Formulaire client de prise de RDV. Ensuite, cliquez sur Ajouter / Modifier > Ajouter un champ.

 

 

Étape 3 : Vous serez guidé(e) afin de définir les paramètres avancés du champ que vous venez d’ajouter. Une fois que vous aurez fini de compléter l’ensemble des informations nécessaires, cliquez sur Enregistrer.

 

Désormais, lorsqu’un client prendra rendez-vous pour ce service, le nouveau champ apparaîtra aux côtés du reste du champ d’informations de contact, comme vous le voyez ici :

 

Important : Ces paramètres influent sur le formulaire client pour un service spécifique. Pour apporter des modifications qui affectent tous les services, il faut aller dans vos paramètres de fiche client.