Activer et personnaliser la prise de rdv en ligne

Dans cet article, vous apprendrez tout ce dont vous avez besoin pour mettre la réservation en ligne à la disposition de vos clients, et pour l’adapter et la personnaliser en fonction de vos besoins afin de vous permettre de revenir en arrière et d’apporter des modifications chaque fois que nécessaire.

Activer la prise de rdv en ligne

Rendez la réservation en ligne accessible à vos clients en une seule étape aisée :

Naviguez vers Configurations > Options de prise de RDV en ligne et assurez-vous de bien cocher la case J'offre la prise en ligne de RDV (voir ci-dessous).

Définir vos options de réservation en ligne

Lorsque vous utilisez la réservation en ligne, les clients peuvent prendre rendez-vous directement avec vous depuis votre site web, votre portail client, par e-mail ou via vos pages sur les médias sociaux. Dans cette section, vous apprendrez à définir les paramètres de réservation en ligne, notamment les options de planification, les politiques de réservation, le texte affiché sur la page de réservation, etc.

Pour commencer, ouvrez le menu Configurations puis cliquez sur Options de prise de RDV en ligne.

Sélectionner les options et les limites de réservation

Ces paramètres vous permettent de conserver un agenda organisé en proposant des options pour éviter les réservations de dernière minute, et de contrôler la manière dont vous acceptez les rendez-vous.

• Prise de rdv en ligne: Pour permettre aux clients de réussir à prendre des rdv en ligne, assurez-vous que cette case soit cochée.
• Accepter les rdv: Si vous sélectionnez une des options manuelles, il vous faudra accepter manuellement le rdv dans l’agenda de votre compte. Une fois accepté, un mail de confirmation sera envoyé au client.
  Si vous optez pour l’option automatique, les rdv pris en ligne sur un créneau disponible seront enregistrés dans votre agenda et confirmés automatiquement.
• Délais de notification: Cela vous permet de configurer une durée qui doit s’écouler entre le moment de la prise de rdv et le moment du rdv. Cette durée s’étend de 15 minutes à 6 semaines.
• Limiter la prise de RDV à l'avance : Cela vous permet de contrôler combien de temps à l’avance vos clients peuvent prendre rdv. Cette avance peut-être d’un jour et s’étendre jusqu’à un an. Lorsque l’option Non configuré est sélectionnée, il n’y aura aucune limite à l’avance que vos clients pourraient prendre pour réserver un rdv.

Configurer les politiques de réservation

Ces options vous permettent de configurer des règles et des politiques pour la reprogrammation et l’annulation des rendez-vous.

• Annulations et déplacements : Cela vous permet de fixer une durée devant s’écouler entre l’annulation ou le déplacement d’un rdv et le jour du rdv initial. Cette durée s’étend de Sans limite (pas de limite) à 4 semaines.
  Lorsque la durée limite est atteinte, les clients ne peuvent plus déplacer ou annuler le rdv en ligne.
• Conditions générales de prise de RDV : Rédigez ici la politique de réservation pour les annulations, déplacements de rdv, retards, etc. Vous pouvez également utilisez cet espace pour y insérer des instructions, des modalités ou d’autres remarques à destination de vos clients.

• Conditions générales d’utilisation: Si vous souhaitez que vos clients acceptent vos conditions générales d’utilisation avant de prendre rdv, cochez cette case. Vous serez invité(e) à insérer l’URL de la page de vos conditions générales d’utilisation.

Choisir les options d’affichage

Ces paramètres vous permettent de personnaliser la manière dont s’affiche votre menu des services pour les clients qui réservent en ligne. Toutes les modifications que vous apportez sont enregistrées automatiquement.

• Affichage des catégories: Choisissez de développer automatiquement les catégories du Menu des Prestations (pour que vos clients puissent consulter l’ensemble de vos prestations immédiatement) ou bien de permettre à vos clients de les développer manuellement. Consulter l’image ci-dessous pour un aperçu.
• Afficher ou promouvoir les forfaits: Si vous avez créé des forfaits et que vous les avez rendus disponibles à l’achat en ligne, vous pouvez utiliser ces options pour décider de la manière dont vous souhaitez assurer la promotion de vos forfaits sur l’outil de prise de rdv en ligne. Vous pouvez cacher les forfaits ou utiliser un lien ou une bannière pour les promouvoir.
• Demande de prise de rdv: Choisissez si vos clients doivent d’abord sélectionner une prestation puis un membre du personnel ou bien l’inverse. (Cette option n’est pas pertinente si vous êtes le seul membre du personnel à fournir cette prestation).
• Ajouter un titre au menu des prestations: Tapez une ligne de texte à afficher au-dessus de votre Menu des Prestations. Consulter l’image ci-dessous pour un aperçu.

Pour faciliter votre activité et pour limiter les risques de non présentations, vos clients recevront automatiquement un mail de rappel avant leur rdv lorsqu’ils prennent rdv en ligne avec votre entreprise.

Vous pouvez ajouter et personnaliser les notifications et les rappels depuis votre page Configurations > Messages automatiques envoyés à vos clients sous l’onglet Prise de RDV.