Utiliser votre agenda : Programmer des rendez-vous, des événements, des créneaux d’indisponibilité et Promouvoir les réservations

Dans cet article, vous apprendrez comment programmer des rendez-vous individuels et des rendez-vous collectifs directement à partir de votre Agenda.

 

Après avoir créé un rendez-vous ou un événement, découvrez comment simplifier votre activité en envoyant des liens et des campagnes pour partager et assurer la promotion de vos rendez-vous et événements.

 

Pour profiter au maximum des fonctionnalités de votre agenda, découvrez également comment bloquer certaines périodes sur votre agenda (c’est-à-dire les marquer comme étant indisponibles). Cette fonctionnalité intuitive vous permet de bloquer facilement des créneaux horaires pendant lesquels vous ne serez pas en mesure d’accepter les réservations de la part de clients.

 

Conseil : Synchronisez l’agenda de votre compte avec vos agendas existants pour profiter d’une vision globale et complète de votre emploi du temps. Pour plus d’informations, consultez l’article Configurer votre agenda et vos disponibilités.

 

Aperçu des rendez-vous individuels et collectifs

Les rendez-vous individuels correspondent à des rendez-vous où seuls vous et le client êtes présents. Les rendez-vous collectifs correspondent à des événements que vous animez où plusieurs de vos clients sont présents, comme par exemple un cours, un atelier ou un webinaire.

 

Vous pouvez gérer la participation des clients pour les rendez-vous individuels et les rendez-vous collectifs. Voici comment procéder :

 

• Pour les rendez-vous individuels, vous pouvez choisir de solliciter la confirmation du client (en cochant Demander la confirmation du client), ou de finaliser le rendez-vous vous-même directement.
• Pour les rendez-vous collectifs, vous pouvez enregistrer vos clients par vous-même, ou inviter vos clients à s’inscrire par le biais de votre service de prise de rendez-vous en ligne ou en leur envoyant un lien direct.

Vous pouvez ajouter un nouveau rendez-vous individuel ou collectif à votre agenda de deux manières :

 

1. À partir de votre Menu des prestations : Créez un rendez-vous individuel / collectif pour l’un de vos services existants.

 

• Ceci générera automatiquement les détails de votre rendez-vous avec tous vos paramètres habituels pour ce service, comme la durée, le lieu, le prix, le membre du personnel, etc.

Remarque : Rendez-vous dans Configurations > Mes prestations pour modifier ces éléments ou pour créer un nouveau service à partir duquel vous souhaitez générer des réservations.

 

2. En créant un rendez-vous individuel / collectif personnalisé : Créez un rendez-vous individuel / collectif personnalisé sur-le-champ sans passer par votre menu des services.

 

• Ceci vous permettra de nommer votre rendez-vous individuel / collectif de manière personnalisée et de renseigner tous les détails qui y sont associés.

Programmer un rendez-vous avec un client

Étape 1 : Dans votre agenda, cliquez sur rdv individuel , puis sélectionnez rdv Ou faites un clic droit sur un créneau particulier, puis sélectionnez rdv.

 

 

Étape 2 : Sélectionnez le client concerné à partir de la liste qui s’ouvre.

 

Remarque : Vous pouvez également ajouter un nouveau client directement ici. Il suffit de cliquer sur l’icône + ajouter un client.

 

Étape 3 : En haut de la boîte de dialogue Nouveau RDV, sélectionnez un service dans votre menu de services, ou créez un rendez-vous personnalisé en sélectionnant Autre prestation.

 

 

Étape 4 : En fonction du choix effectué au cours de l’étape 3 entre la sélection d’un service ou la création d’un rendez-vous personnalisé, modifiez ou complétez les détails de votre rendez-vous, tels que le lieu, la durée, le personnel, le prix, etc.

 

Important : Si vous avez plusieurs membres du personnel dans votre équipe, assurez-vous de bien sélectionner le membre du personnel adéquat pour ce rendez-vous.

 

Étape 5 : Personnalisez ces paramètres additionnels du rendez-vous pour une expérience personnalisée et enrichie :

• Répétitions : Si vous souhaitez planifier une série de rendez-vous avec le client, cochez la case Répéter.

Dans l’exemple ci-dessous, quatre réunions au total sont planifiées, qui ont lieu une semaine sur deux :

 

• Message au client : Utilisez cette zone lorsque vous souhaitez ajouter un message personnel au client que vous allez rencontrer.
• Confirmation du client : Cochez cette case si vous avez besoin de la confirmation de votre client pour finaliser le rendez-vous.
• Details et Notifications : Ces paramètres incluent les rappels par e-mail et SMS et le suivi post-rendez-vous que votre client recevra pour ce rendez-vous.

 

 

Remarque : Si vous souhaitez modifier le paramétrage des détails et des notifications de service pour tous les rendez-vous de ce type, et pas seulement pour un rendez-vous spécifique, modifiez les paramètres de ce service à partir de votre page Configurations> Mes Prestations.

 

Étape 5 : En bas de la boîte de dialogue Nouveau RDV, cliquez sur Prendre RDV. Voici ce qu’il se passe lorsque vous cliquez sur Prendre RDV  :

 

1. Le rendez-vous est enregistré dans votre agenda.

 

2. Vous et vos clients recevez tous deux une confirmation de réservation contenant tous les détails du rendez-vous.

 

Remarque : Vous pouvez effectuer différentes actions de suivi à partir de chaque rendez-vous en allant sur la page du rendez-vous. Il suffit de cliquer sur n’importe quel rendez-vous à partir de votre agenda pour l’ouvrir. À partir de la page du rendez-vous, vous pouvez modifier ou annuler le rendez-vous, le déplacer, créer une facture pour ce rendez-vous, facturer un paiement, et plus encore.

 

Conseil : Gagnez du temps en copiant un rendez-vous ! Cliquez sur un rendez-vous, puis sélectionnez l’icône ⋮ > Dupliquer. Un rendez-vous copié aura les mêmes paramètres (notamment le client sélectionné). Vous pourrez ensuite modifier la date et l’horaire du rendez-vous

 

Programmer un rendez-vous collectif

Pour créer un nouveau rendez-vous collectif à partir de votre agenda et l’ouvrir à la réservation en ligne ou y enregistrer vous-même vos clients, suivez ces étapes :

 

Étape 1 : À partir de votre agenda, cliquez sur Nouveau RDV, puis sélectionnez RDV collectif. Ou faites un clic droit sur un créneau particulier, puis sélectionnez RDV collectif.

 

Étape 2 : En haut de la boîte de dialogue Nouveau RDV, sélectionnez un service dans votre menu de services, ou créez un rendez-vous collectif personnalisé.

 

Remarque : Les rendez-vous collectifs personnalisés n’apparaîtront pas sur votre service de réservation en ligne puisqu’ils ne sont pas associés à un service.

 

Étape 3 : En fonction du choix effectué au cours de l’étape 2 entre la sélection d’un service ou la création d’un rendez-vous personnalisé, modifiez ou complétez les détails de votre rendez-vous collectif, tels que le lieu, la durée, le personnel, le prix, etc.

 

Étape 4 : Personnalisez ces paramètres additionnels du rendez-vous pour une expérience personnalisée et enrichie :

 

• Séances répétées : Si vous souhaitez planifier une série de rendez-vous collectifs, cochez la case Répéter. Exemple ci-dessous :

 

Remarque : Lorsque vous envoyez une invitation à vos clients pour un rendez-vous collectif à répétition, ils sont automatiquement inscrits à chaque séance de rendez-vous collectif. Cependant, lorsque les clients s’inscrivent eux-mêmes à un rendez-vous collectif, ils devront s’inscrire à chacune des séances de rendez-vous collectif séparément.

 

• Rdv collectif sur invitation uniquement : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas que le rendez-vous collectif soit accessible à tous via votre service de réservation en ligne. Si vous sélectionnez invitation uniquement, seuls les clients qui reçoivent un lien direct de votre part pourront s’inscrire au rendez-vous collectif.
• Notifications : Ces paramètres incluent les rappels par e-mail et SMS de rendez-vous collectifs et le suivi que vos clients recevront pour ce rendez-vous collectif.

Pour modifier les paramètres de ce rendez-vous collectif en particulier, cliquez sur Modifier.

 

Remarque : Si vous souhaitez modifier le paramétrage des détails et des notifications de service pour tous les rendez-vous collectifs de ce type, et pas seulement pour un rendez-vous collectif spécifique, modifiez les paramètres de ce service à partir de votre page Configurations > Mes Prestations.

 

Étape 5 : En bas de la boîte de dialogue Nouveau RDV, cliquez sur Créer un rdv collectif.

 

Voici ce qu’il se passe lorsque vous cliquez sur Créer un rdv collectif:

 

1. Votre rendez-vous collectif est enregistré dans votre agenda et vous recevez une confirmation par e-mail.

 

2. Si vous avez activé la réservation en ligne, les clients peuvent désormais s’inscrire à votre rendez-vous collectif en ligne !

 

Remarque : Votre rendez-vous collectif n’apparaîtra pas sur le service de réservation en ligne si vous avez sélectionné sur invitation uniquement ou si vous avez créé un rendez-vous collectif personnalisé.

 

3. Vous pouvez commencer à inscrire des clients au rendez-vous collectif vous-même.

 

4. Vous pouvez envoyer un lien direct aux clients pour qu’ils s’inscrivent à votre rendez-vous collectif. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous : Promouvoir les réservations

 

Conseil : Modifiez, reprogrammez ou annulez facilement votre rendez-vous collectif à partir de la page RDV. Il suffit de cliquer directement sur le rendez-vous collectif à partir de votre agenda pour l’ouvrir.

 

 

Rendre certains créneaux indisponibles

 

Vous pouvez marquer n’importe quel créneau comme étant indisponible, même s’il se trouve pendant vos horaires d’activité.

 

Il est possible que vous ayez besoin de le faire en coup de vent, lorsque vous êtes en vacances, en cas d’imprévu ou tout simplement pour vous assurer que personne ne prenne de rendez-vous avec vous à ce moment-là.

 

Il suffit de cliquer n’importe où sur votre agenda ou directement sur le créneau en question, puis de sélectionner Indiquer comme occupé. Ceci vous assurera de ne pas recevoir de demande de rendez-vous à ce moment-là.

 

Conseil : Si vos disponibilités habituelles sont amenées à changer pendant une période plus étendue, comme toute une journée, voire une semaine, utilisez la fonctionnalité Modifier les disponibilités à partir de votre agenda pour ajuster vos disponibilités à ce moment-là et garantir une expérience de réservation fluide. Pour plus d’informations, consultez l’article Configurer votre agenda et vos disponibilités.

 

Promouvoir les réservations via des liens directs et des annonces

Vous pouvez promouvoir les réservations de deux manières :

• Vous pouvez envoyer des liens de réservation directs par e-mail à vos clients
• Vous pouvez envoyer une annonce par e-mail ou par SMS au design professionnel à vos clients

 

1. Promouvoir les réservations via des liens directs

 

Que vous créiez un nouveau service sur lequel vous souhaitez communiquer ou que vous cherchiez à intensifier les réservations pour des services existants ou pour une période donnée, l’envoi par e-mail d’un lien de réservation direct à vos clients est un excellent moyen d’y parvenir.

 

Puisqu’il vous est possible d’envoyer un lien de réservation à autant de clients que vous souhaitez, et notamment à des listes entières de clients (en utilisant les Tags), les liens sont très efficaces pour passer le mot et rapidement multiplier les réservations.

 

Vous pouvez envoyer des liens de réservation directs à la fois pour les rendez-vous individuels et les rendez-vous collectifs.

 

Pour envoyer un lien de réservation direct pour l’un de vos services afin d’inciter les clients à prendre rendez-vous ou à s’inscrire à un rendez-vous collectif, il suffit d’accéder à la page Agenda > Planifier puis de sélectionner Inviter à prendre rdv.

 

 

Remarque : Vous pouvez également envoyer un lien direct de prise de rdv à tout moment en sélectionnant Inviter un client à prendre rdv depuis votre menu d’actions rapides.

 

2. Promouvoir les rendez-vous collectifs

Une fois votre nouveau rendez-vous collectif créé, vous pouvez soit procéder à l’inscription de vos clients vous-même, soit envoyer à vos clients un lien d’invitation direct leur permettant de s’inscrire eux-mêmes.

 

Les options d’inscription et de lien d’invitation sont facilement accessibles à partir de la RDV. La page RDV s’ouvre automatiquement après la création du rendez-vous collectif et chaque fois que vous cliquez sur votre rendez-vous collectif à partir de votre agenda.

 

Pour promouvoir votre rendez-vous collectif auprès d’un plus grand nombre de clients ou de listes de clients en utilisant une annonce incitative par e-mail ou par SMS, suivez ces étapes simples :

 

Étape 1 : Cliquez sur le bouton Faire la promotion de ce rdv collectif à partir de votre page RDV.

 

Étape 2 : Suivez les instructions de la boîte de dialogue Nouveau message promotionnel.

 

Étape 3 : Vous verrez alors votre modèle d’annonce de rendez-vous collectif en mode édition. Ici, vous pourrez modifier le texte, ajouter une image captivante, modifier la couleur du texte, etc.

 

Étape 4 : Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder vos modifications.

 

Étape 5 : Pour envoyer votre nouvelle annonce à vos clients ou pour planifier un envoi à une date ultérieure, cliquez sur Envoyer et choisissez votre mode d’envoi : E-mail / SMS.

 

Étape 6 : Choisissez vos destinataires par tags, ou sélectionnez les clients un à un manuellement.

 

En savoir plus : Pour en savoir plus sur la manière de générer des listes de clients à partir de tags afin d’optimiser vos efforts de marketing, consultez l’article Cibler les destinataires des démarches marketing. Pour plus de détails sur l’envoi d’annonces, consultez l’article Créer et envoyer des annonces.