Configurer votre agenda et vos disponibilités

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer votre agenda pour qu’il reflète vos horaires d’activité habituels et vos paramètres régionaux tels que le fuseau horaire et le format de l’heure. Vous découvrirez également comment modifier vos horaires d’activité habituels en cas de besoin.

 

Si vous utilisez déjà des agendas existants, vous verrez comment les synchroniser facilement avec votre compte afin de toujours garder un œil sur tous vos rendez-vous et vos réunions en un seul et même endroit.

 

Pourquoi configurer son agenda à l’avance ?

En configurant votre agenda en fonction de vos disponibilités, vous mettez de l’ordre dans vos services et vos réservations et évitez d’avoir à tout reprendre à chaque fois.

 

Si vous définissez vos horaires d’activité à l’avance, vous vous assurez de ne pas avoir de prise de rendez-vous au mauvais moment et de pouvoir organiser vos propres rendez-vous en dehors de vos horaires de travail.

 

Si vous utilisez un autre agenda en dehors de ce compte, il pourrait être utile de le synchroniser avec votre agenda pour éviter les doubles réservations et garantir un suivi complet de votre planning.

 

Paramètres de l’agenda

À partir de votre compte, ouvrez le menu Paramètres puis cliquez sur Disponibilités et Agenda, et renseignez vos horaires d’activité et vos paramètres régionaux.

 

 

• Heure locale : Votre agenda sera automatiquement adapté au fuseau horaire de votre client, par défaut. Si vous êtes une entreprise locale proposant des services locaux, vous pouvez cocher la case pour vous assurer que vos disponibilités soient toujours affichées en heure locale. Si vous proposez des services à distance, vous pouvez envisager de laisser la case décochée.

 

• Premier jour de la semaine : Par défaut, nous affichons le premier jour en fonction de la convention applicable dans votre pays. Par exemple, si vous êtes en Europe ou aux États-Unis, la semaine commencera le lundi. Cela affecte non seulement votre service de prise de rendez-vous en ligne, mais aussi l’affichage de l’agenda professionnel.

 

Affichage de l’agenda

• Intervalles de l’agenda : L’intervalle par défaut est d’une heure, mais vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez que s’affiche la période de temps qui sépare chaque créneau sur votre agenda quotidien et votre agenda hebdomadaire.

Par exemple : Si votre entreprise propose des rendez-vous de 4 heures, vous pouvez configurer votre agenda en optant pour des créneaux plus larges afin de pouvoir voir plus d’éléments en même temps sur votre écran. Au contraire, si votre entreprise propose des rendez-vous de 10 minutes, vous pourriez vouloir modifier la valeur par défaut en 10 minutes afin d’avoir une bonne vue d’ensemble sur vos rendez-vous.

 

• Premier jour de la semaine : Choisissez le jour à partir duquel vous souhaitez que l’affichage de votre agenda hebdomadaire commence. La valeur par défaut sera déterminée en fonction de la convention en vigueur dans votre pays.

Dans l’exemple d’affichage ci-dessous, le format horaire est de 24 heures, la semaine commence le lundi et l’intervalle choisi pour cet agenda est de 30 minutes.

 

 

Lorsque vous aurez terminé de renseigner vos horaires et vos préférences, cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

Configurer les horaires d’activité habituels

Étape 1 : À partir du menu principal de votre compte, ouvrez votre page Agenda, cliquez sur Configuration de l’agenda et sélectionnez Configuration des heures ouvrables et de l’agenda.

 

 

Vos horaires d’activité habituels sont affichés sur la page qui s’ouvre, sous la rubrique Heures ouvrables.

 

Le planning par défaut va du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures, et vous pouvez personnaliser n’importe lequel de ces éléments pour l’harmoniser avec les horaires d’ouverture de votre entreprise.

 

 

Étape 2 : Cliquez sur les icônes pour créer votre planning en fonction de vos horaires d’activité et d’ouverture.

Cela vous permet de modifier les limites du créneau horaire. Par exemple :

 

	Cela vous permet d’ajouter un nouveau créneau horaire. Ajustez les heures du nouveau créneau horaire pour l’adapter à votre planning.
	Permet de supprimer un créneau horaire.

 

Étape 3 : Après avoir ajouté ou modifié un créneau horaire, cliquez sur Sauvegarder.

 

Modifier vos horaires d’activité habituels selon vos besoins

 

Disponibilité - dates spécifiques vous permet d’ajuster votre agenda en fonction de modifications temporaires ou d’événements ponctuels.

 

1. En bas de votre planning Disponibilité générale, cliquez sur Configurer les disponibilités pour des dates spécifiques pour modifier vos horaires à des dates spécifiques.

 

2. Pour ajouter un créneau horaire : Cliquez sur la cellule pour laquelle vous souhaitez ajouter plus de temps pour commencer, puis faites glisser la souris jusqu’à l’heure de fin.

Vous pouvez également utiliser les outils en bas de la boîte de dialogue pour préciser les heures de début et de fin.

 

 

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

 

3. Pour supprimer un créneau horaire : Cliquez sur le créneau que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Pour valider la suppression, cliquez sur Terminer.

 

Important : Les créneaux horaires que vous créez et supprimez ici sont des occurrences particulières et uniques. Elles ne se reproduiront pas d’une semaine à l’autre.

 

Rendre certains créneaux indisponibles

Vous pouvez marquer n’importe quel créneau comme étant indisponible, même s’il se trouve pendant vos horaires d’activité.

 

Il est possible que vous ayez besoin de le faire en coup de vent, lorsque vous êtes en vacances, en cas d’imprévu ou tout simplement pour vous assurer que personne ne prenne de rendez-vous avec vous à ce moment-là.

Il suffit de cliquer n’importe où sur votre agenda ou directement sur le créneau en question, puis de sélectionner Marquer indisponible.

Ceci vous assurera de ne pas recevoir de demande de rendez-vous à ce moment-là.

 

Synchroniser l’agenda de votre compte avec vos agendas existants

Lorsqu’un agenda privé est synchronisé avec votre compte, tous les événements marqués comme indisponibles sur l’agenda personnel apparaîtront sur l’agenda de votre compte.

 

Les créneaux indisponibles de votre agenda personnel seront automatiquement transposés en créneaux indisponibles sur votre agenda professionnel.

 

Par conséquent, les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous avec vous au cours de vos créneaux indisponibles et vous éviterez ainsi les doubles réservations. Soyez sans crainte, les clients ne seront pas en mesure de voir les créneaux indisponibles de votre agenda personnel.

 

Voici comment synchroniser vos autres agendas avec l’agenda professionnel de votre compte :

 

Étape 1 : À partir du menu principal de votre compte, rendez-vous dans Paramètres > Disponibilités et Agenda.

Étape 2 : Si vous avez plusieurs membres du personnel, cliquez sur le lien « <votre nom> en bas de la page pour ouvrir les paramètres de votre planning.

 

 

Étape 3 : Déroulez jusqu’à la rubrique Synchronisation Agenda de la page qui s’ouvre. Sous Connexion de l'agenda, sur la ligne de l’agenda concerné, cliquez sur Connecter.

 

 

Étape 4 : Pour terminer la synchronisation, suivez les instructions ou le flux de travail qui s’affiche. Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

Remarque : Nous vérifions votre agenda toutes les 10 minutes pour actualiser les créneaux indisponibles et mettons automatiquement à jour l’agenda de votre compte avec les nouvelles données disponibles.