La fonctionnalité de liste d’attente d’événement vous permet de combler facilement les places libérées par les annulations de dernière minute des clients ou du personnel, ou lorsque le nombre limite de participants est augmenté pour un événement existant.
Lorsque la fonctionnalité de liste d’attente d’événement est activée dans votre compte, vous pouvez choisir de remplir automatiquement les nouveaux créneaux disponibles ou de gérer manuellement la liste d’attente.
Les clients pourront s’inscrire eux-mêmes sur la liste d’attente pour un événement, ou ils pourront être ajoutés par le personnel.
Les clients inscrits sur une liste d’attente pourront également se désinscrire via le portail client. Pendant qu’ils sont sur la liste d’attente, les clients ne verront pas le lien vers le lieu de la réunion (le cas échéant). Celui-ci ne sera visible qu’après l’inscription d’un client en tant que participant.
Remplissage automatique des places disponibles
Pour permettre la gestion automatique de la liste d’attente :
1. Naviguez vers Configurations > Options de prise de rendez-vous en ligne > Conditions générales de prise de RDV
2. Sous Liste d'attente, cochez la case Créer une liste d'attente pour les rdv collectifs complets.
3. Sélectionnez Remplir automatiquement les places disponibles- c’est l’option recommandée
Lorsqu’un client annule son inscription à un événement, ou que son inscription est annulée par le personnel, un SMS est automatiquement envoyé à tous les clients sur la liste d’attente. Le SMS contient un lien qui, lorsqu’on clique dessus, inscrit immédiatement le client à l’événement, si aucun paiement n’est requis.
Si l’événement nécessite un paiement anticipé, le client sera invité à payer après avoir cliqué sur le lien dans le SMS. Les clients ne devront pas payer pour s’inscrire sur la liste d’attente.
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Important : les notifications des places disponibles sont envoyées aux clients par message texte (SMS). Il est donc recommandé de disposer d’un numéro de téléphone mobile valide pour les clients inscrits sur la liste d’attente, afin d’automatiser complètement ce processus. |
L’inscription se fait sur la base du premier arrivé, premier servi. Un message approprié s’affiche pour les clients qui ratent une place ouverte en cliquant sur le lien dans le SMS.
Remplissage manuel des places disponibles
Pour permettre la gestion manuelle de la liste d’attente :
1. Naviguez vers Configurations > Options de prise de rendez-vous en ligne > Conditions générales de prise de RDV
2. Sous Liste d'attente, cochez la case Créer une liste d'attente pour les rdv collectifs complets.
3. Sélectionnez Remplir manuellement les places disponibles.
Pour ajouter manuellement un client à la liste d’attente :
1. Sur la page des détails de l’événement, en haut à droite, cliquez sur l’onglet Sur liste d'attente.
2. Cliquez sur Ajout à la liste d'attente.
3. Dans la liste contextuelle des clients, sélectionnez un ou plusieurs clients à ajouter
4. Cliquez sur Continuer
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez un message à envoyer avec l’e-mail de confirmation de la liste d’attente (facultatif).
6. Cliquez sur Ajouter à la liste d'attente.
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Remarque : il n’est pas possible d’ajouter des clients à une liste d’attente tant que toutes les places disponibles ne sont pas occupées. |
Pour ajouter un client de la liste d’attente à la liste des participants :
1. Sur la page des détails de l’événement, en haut à droite, cliquez sur l’onglet Sur liste d'attente.
2. À droite du client que vous voulez enregistrer, cliquez sur les trois points verticaux.
3. Sélectionnez Modifier à inscrit.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez un message à envoyer avec l’e-mail de confirmation (facultatif).
5. Cliquez sur S'inscrire.
Pour trouver rapidement des événements avec des places disponibles :
1. Allez à Agenda > Liste de rdv collectif.
2. Cochez la case Rdv collectifs avec des créneaux disponibles.
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