Créer et envoyer des factures et devis – Sitee

Dans cet article, vous apprendrez comment émettre des factures et des devis au design soigné et faciles à manier à l’intention de vos clients, ce qui vous permettra d’obtenir davantage de contrats et de recevoir les paiements plus rapidement.

Configurer les factures et devis

Suivez ces étapes pour ajouter les informations de base que vous souhaitez faire figurer sur toutes vos factures et tous vos devis :

Étape 1 : Allez à Configurations> Paiements , et cliquez sur l’onglet Factures et Devis.

Étape 2 : Remplissez vos Adresse de facturation et Info de l'entreprise, spécifiez la Date d’exigibilité pour vos factures et insérez les Conditions générales que vous voulez que les clients voient lors de la réception de vos devis et factures.

Consultez l’image ci-dessous pour avoir un aperçu de la configuration des informations de l’entreprise et des conditions générales d’utilisation :

Remarque sur les infos de l’entreprise : L’adresse de facturation de votre entreprise est ajoutée à l’en-tête de toutes les factures et de tous les devis. Les informations par défaut affichées sont tirées des paramètres des infos de l’entreprise. Pour modifier les infos officielles de votre entreprise, rendez-vous sur Configurations > Info de l'entreprise.

Conseil : Puisque tout ce qui se trouve dans cette section sera ajouté à l’en-tête de vos factures et devis, n’hésitez pas à ajouter d’autres informations pertinentes comme votre numéro de téléphone, l’URL de votre site web, votre numéro d’identification fiscale, etc.

Remarque sur les conditions générales d’utilisation : Vous pouvez ajouter les conditions générales de votre entreprise relatives aux paiements, aux retards de paiement ou à d’autres informations importantes dont vos clients doivent avoir connaissance lorsqu’ils reçoivent ou règlent une facture. Même chose pour les devis.

Créer de nouvelles factures et de nouveaux devis

Vous pouvez facilement créer un nouveau devis ou une nouvelle facture lorsque le bouton Nouveau s’affiche dans le système.

Il suffit de cliquer sur Nouveau où que vous soyez dans le système, puis de sélectionner soit Devis, soit Facture. Par exemple depuis la page de votre boîte de réception, depuis la page des paiements ou directement depuis une fiche client.

Important : Vos devis et factures incluront toujours par défaut le logo et le nom de votre entreprise en haut de la page (voir image ci-dessus). Cela peut être configuré dans Configurations > Info de l'entreprise et ne peut pas être modifié à partir de la facture ou du devis.

Avant de sauvegarder ou d’envoyer votre facture ou votre devis, consultez la section ci-dessous pour apprendre à personnaliser chacun de vos devis et factures.

Personnaliser les factures et devis

Personnalisez les valeurs par défaut selon vos besoins :

Adresse de facturation et infos de facturation
Intitulé : Le titre qui apparaîtra en haut de la page. La valeur par défaut pour Facture est « Facture » et la valeur par défaut pour Devis est « Devis ».
Devise : Il s’agit de la devise par défaut du compte.

Remarque : Pour modifier la devise pour chaque facture, vous devez activer l’option accepter plusieurs devises dans vos Paramètres de paiements.

Numéro de Facture/Devis : Les numéros de facture/devis sont mis à jour automatiquement pour que vous n’ayez pas à vous en occuper ! Le numéro 0000001 sera automatiquement attribué à la première facture, le numéro 0000002 à la deuxième facture, et ainsi de suite.

Remarque : Les numéros de facture doivent être uniques et ne peuvent qu’augmenter. Par exemple, si vous mettez à jour le numéro de la facture pour qu’il affiche 0001250, la facture suivante devra être 0001251 ou plus, et vous ne serez pas en mesure d’utiliser le même numéro ou un numéro inférieur, comme 0001249.

Date d’émission / date d’exigibilité : La date d’émission est généralement le jour où vous avez créé la facture, mais vous pouvez l’antidater si nécessaire. Indiquez également la date d’échéance de la facture.
Liste d’articles : La liste d’éléments d’un devis/d’une facture permet de lister les services ou les produits que votre client paie. Vous pouvez également appliquer des taxes et des réductions ici. Voir ci-dessous pour plus d’informations.

Remarque : Vous pouvez ajouter des destinataires à votre facture si besoin pour l’envoyer à plus d’un client. Il suffit d’ajouter leur adresse e-mail dans le champ Envoyer à des destinataires supplémentaires.

Ajouter des éléments

Étape 1 : Déroulez jusqu’à la partie des éléments sur votre facture ou devis.

Étape 2 : Cliquez sur Veuillez sélectionner un article pour voir et sélectionner un élément à partir de la liste.

Vous remarquerez que la liste est préremplie avec le menu des services que vous proposez et leurs prix.

Remarque : Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans la liste, cliquez simplement sur Personnaliser… pour ajouter un nouvel élément directement.

Découvrez comment créer un élément personnalisé dans la section ci-dessous.

Étape 3 : Insérez la quantité de produits ou de services, puis cliquez sur Ajouter pour ajouter l’élément à la liste.

Créer des éléments personnalisés

Suivez ces étapes pour créer un nouvel élément personnalisé qui n’existe pas encore dans votre liste de services ou d’éléments.

Étape 1 : Cliquez sur Personnaliser… dans le menu déroulant des éléments.

Étape 2 : Dans la boîte popup Nouvel article, nommez l’élément personnalisé et attribuez-lui un prix.

Étape 3 : Remplissez les informations suivantes :

La quantité d’éléments personnalisés à ajouter à la liste
Une remise, si nécessaire
Jusqu’à trois taxes (les taxes sont réservées à un usage ultérieur)

Modifier des éléments

Vous avez ajouté un élément par erreur ? Vous avez besoin d’appliquer une remise de 15 % ? Il suffit de cliquer sur l’icône à côté de l’élément sur la ligne de l’élément concerné, puis de sélectionner soit Modifier soit Supprimer.

Remarque : Les modifications apportées à l’élément ne s’appliquent qu’à la facture générée.

Utilisez le champ Remarque à l’attention du client si vous souhaitez ajouter un message personnalisé à la facture, comme illustré ici :

Vérifiez et modifiez vos Conditions générales .

Cochez la case Permettre au client de payer en ligne si vous souhaitez que vos clients aient la possibilité de payer en ligne.

Cochez la case Permettez à vos clients de vous régler partiellement si vous souhaitez que vos clients aient la possibilité de payer en plusieurs fois.

Remarque : Activez les paiements en ligne et configurez vos paramètres de paiement partiel sous Configurations > page des Paiements.

Remarque : Vous ne pourrez accepter les paiements partiels que si vous êtes connecté à un gestionnaire de cartes de crédit - Stripe ou Square.

Enregistrer ou envoyer vos devis et factures

Une fois satisfait(e) de l’apparence de votre devis/facture, vous pouvez soit sauvegarder la facture en tant que brouillon, soit l’envoyer au client et à des destinataires supplémentaires, le cas échéant.

Voici comment vos factures et devis apparaîtront pour vos clients :

Mettre à jour les factures et devis après envoi

Si vous vous apercevez d’une erreur ou que vous souhaitez faire une modification, vous pouvez toujours modifier un devis ou une facture, même après l’avoir envoyé(e), et en envoyer une version actualisée.

Pour mettre à jour une facture existante, allez dans Paiements > Facturation, utilisez le filtre de droite pour sélectionner votre facture, puis sélectionnez Modifier à partir des actions de suivi.

Pour mettre à jour un devis existant, allez dans Paiements > Devis, utilisez le filtre de droite pour sélectionner votre devis, puis sélectionnez Modifier à partir des actions de suivi.

En savoir plus : Pour en savoir plus sur le suivi de vos factures et devis, consultez l’article Gérer et suivre les paiements. Pour savoir comment envoyer des rappels de paiement pour des factures impayées, consultez l’article Envoyer des rappels de paiement.