Messages client automatiques

Cet article vous aidera à configurer des messages et des rappels automatiques et à faire en sorte que vos clients ne manquent jamais un rendez-vous ou un paiement !

Vous pouvez choisir d’envoyer des rappels automatiques par e-mail, message texte (SMS) ou les deux. Il existe quatre types de messages client automatiques à personnaliser et à choisir parmi :

• Confirmations de réservation et rappels 
• Rappels de paiement
• Réponse automatique aux documents reçus
• Paramètres SMS

Vous pouvez gérer tous les messages client automatiques à partir de Configurations > Messages et SMS automatiques pour vos clients.

Messages de réservation et rappels

À partir de l’onglet Prise de rdv, envoyez automatiquement par SMS ou par e-mail des confirmations de réservation, des rappels et des suivis post-rendez-vous.

• Réponse automatique à une demande de réservation : Lorsqu’un rendez-vous est pris, votre client recevra un e-mail. Si vous voulez également envoyer un message texte, cochez la case sous confirmation de réservation.

Utilisez la zone d’édition de texte pour personnaliser votre message et vos informations de confirmation. Ce message apparaît sur l’écran de confirmation de la réservation que vos clients voient après avoir effectué une réservation avec succès.

• Rappels de rdv : Vous pouvez envoyer jusqu’à deux rappels par rendez-vous.

Décidez quand votre client recevra un rappel de rendez-vous, par exemple, trente minutes avant le rendez-vous, en utilisant les listes déroulantes.

Cochez la case Envoyer le message par SMS pour envoyer un rappel par SMS en plus d’un e-mail.

• Options de suivi post-rdv :  Le message de suivi sera envoyé à votre client après qu’un rendez-vous a eu lieu.

Choisissez votre option de suivi :

• Suivi automatique : Le message sera envoyé automatiquement à votre client à l’heure de votre choix après le rendez-vous.
• Suivi manuel : Un rappel de suivi vous sera envoyé après la fin du rendez-vous. Vous pouvez décider de l’action de suivi que vous souhaiteriez entreprendre à partir de là, par exemple, inviter votre client à fixer un rendez-vous de suivi.
• Pas de suivi : Choisissez cette option pour désactiver les messages de suivi.

Après avoir fait votre choix, poursuivez et écrivez votre message de suivi dans la zone de texte.

Messages de paiement et rappels

Dans l’onglet Paiements, vous pouvez créer des rappels de factures et de devis.

Les rappels de paiement aident vos clients à garder le contrôle de leurs transactions avec votre entreprise et leur rappellent les paiements en suspens, ce qui vous permet d’avoir moins à suivre et à vous inquiéter !

• Notification par SMS des nouvelles factures :  Lorsque vous émettez une facture, votre client recevra un e-mail. Cliquez sur la case à cocher pour envoyer également une notification par SMS.
• Rappels pour les factures impayées : Rappelez gentiment à vos clients qu’ils ont des paiements en retard grâce à un message de rappel.

Vous pouvez choisir parmi trois types de rappels :

• Rappel client automatique: Le rappel sera envoyé automatiquement à votre client un certain temps après que la facture a été marquée comme étant impayée.
• Rappel personnel automatique : Le rappel vous sera envoyé afin que vous puissiez contrôler votre approche de suivi.
• Ne pas envoyer de rappel: Choisissez cette option pour désactiver les rappels de facture.

Utilisez la liste déroulante pour programmer le rappel.

• Notification par SMS des nouveaux devis : Lorsque vous émettez un devis, votre client recevra un e-mail. Cliquez sur la case à cocher pour envoyer également une notification par SMS.
• Rappel pré-expiration du devis : Rappelez gentiment à vos clients qu’ils ont un devis en suspens avant qu’il n’expire.

Vous pouvez choisir parmi trois types de rappels :

• Rappel client automatique: Le rappel sera envoyé automatiquement à votre client un certain temps avant que le devis n’expire.
• Rappel personnel automatique : Le rappel vous sera envoyé et vous pourrez décider comment assurer le suivi auprès de votre client.
• Ne pas envoyer de rappel : Choisissez cette option pour désactiver les nouvelles notifications de devis.

Utilisez la liste déroulante pour programmer le rappel.

Réponse automatique aux messages et documents

Lorsqu’un client envoie un message à votre entreprise, télécharge un document ou remplit un formulaire de contact, il recevra une réponse automatique de votre entreprise.

Les réponses automatiques permettent de maintenir la communication en temps voulu et de manière organisée, tout en réduisant le travail administratif pour vous !

Naviguez vers l’onglet Messages et documents.

Dans la zone de texte, tapez un message personnalisé et ajoutez une touche personnelle à votre message de réponse automatique, et le tour est joué ! Une fois que vous avez choisi vos préférences pour les Messages client automatiques, cliquez sur Sauvegarder en haut pour sauvegarder vos modifications.

Paramètres des SMS

L’onglet Configuration des SMS vous propose trois options pour communiquer avec vos clients :

• SMS bidirectionnelle : Envoyez des messages texte à vos clients et recevez des réponses texte directement sur Sitee.
• Ne pas répondre : Message automatique : Si ce paramètre est activé, vos clients recevront un message automatisé. Informez vos clients que vous ne pouvez pas recevoir leurs réponses via un message SMS automatisé. Vous pouvez personnaliser le texte de l’encadré pour proposer un autre moyen de vous contacter. Il existe plusieurs paramètres personnalisés que vous pouvez utiliser pour afficher des informations spécifiques.
• Pas de réponse automatique : Si ce paramètre est activé, vos clients ne recevront pas de message automatisé. Vos clients ne sauront pas que vous ne pouvez pas recevoir leurs messages. Nous ne recommandons pas ce paramètre.

Paramètres personnalisés

Il existe 4 paramètres que vous pouvez ajouter à votre message automatique personnalisé « Do-not-reply » :

FAQ:

Pourquoi les e-mails/notifications ne sont-ils pas remis ou bien marqués comme courrier indésirable ?