Utiliser votre boîte de réception pour gérer les clients et communiquer avec eux – Sitee

Dans cet article, vous découvrirez les différentes fonctionnalités de votre boîte de réception et comment les utiliser pour mieux gérer l’activité de votre client et communiquer avec lui.

La boîte de réception de votre compte ressemble à n’importe quelle autre boîte de réception d’e-mails que vous connaissez, mais elle comprend des fonctionnalités très spéciales pour la localisation et le suivi des clients !

Capacités de la boîte de réception

Votre boîte de réception va bien au-delà des simples échanges de messages. Elle vous aide à automatiser et à suivre vos principales activités commerciales !

Voici comment procéder :

Votre boîte de réception comprend tous vos échanges professionnels, pas seulement les messages.

Par exemple : Une demande de réservation, une confirmation de réservation, un document partagé avec vous par un client, etc.

Votre boîte de réception comprend non seulement les échanges avec des clients existants, mais aussi avec des prospects et des clients potentiels !

Par exemple : Un nouveau prospect entre en contact avec votre entreprise en ligne via votre site web ou votre page d’entreprise. Vous voyez sa demande et ses coordonnées dans votre boîte de réception. Vous pouvez désormais les retrouver, les stocker dans votre système et obtenir davantage de contrats.

Utiliser les dossiers de votre boîte de réception

Votre dossier boîte de réception contient tous vos échanges commerciaux pour gérer vos activités quotidiennes avec les clients et les prospects (voir ci-dessus).

Outre votre boîte de réception, il existe trois dossiers importants qui vous aident à gérer votre boîte de réception à votre place.

1. Non lu : Ce dossier contiendra automatiquement tous les échanges et demandes auxquels vous n’avez pas répondu et constitue donc un atout supplémentaire pour vos capacités de gestion des clients.

Par exemple : Un client ou un nouveau prospect vous contacte en ligne pour demander un rendez-vous. Cette demande est automatiquement placée dans votre dossier Nécessite votre attention. De cette façon, vous ne manquerez pas de nouveaux contrats et vous ne vous perdrez pas dans votre boîte de réception.

2. Suivi : Ce dossier contient tout ce que vous marquez comme élément de Me rappeler (voir Créer des rappels de suivi ci-dessous).

Vous recevrez automatiquement un rappel pour le suivi de cet élément en fonction du rappel que vous avez défini, afin de ne pas oublier les éléments importants dans votre boîte de réception.

3. Sources : Dans ce dossier, vous pouvez voir comment les clients et les nouveaux prospects vous ont contacté. Vous obtenez ainsi des données importantes sur votre activité.

Conseil : Consultez votre dossier Nécessite votre attention pour assurer le suivi des demandes et des interactions auxquelles vous n’avez pas encore répondu.

Gérer les éléments de la boîte de réception : rappels de suivi

Votre boîte de réception comporte un menu d’action en haut qui vous aide à organiser la gestion de votre boîte de réception et de vos conversations.

Par exemple, la fiche client s’ouvre à droite et les interactions entre vous et votre client apparaissent dans un fil de conversation, comme illustré ci-dessous :

Voici une action utile pour automatiser et organiser la communication avec vos clients et l’activité de vos clients à partir de votre boîte de réception :

Créer un rappel de suivi

Si vous ne pouvez pas répondre à une conversation ou à une demande d’un client sur-le-champ, mais que vous voulez être sûr de ne pas oublier, vous pouvez programmer un rappel de suivi automatique qui vous permettra de répondre plus tard.

Voici comment créer un rappel de suivi pour un élément de la boîte de réception :

Étape 1 : Cliquez sur l’élément de la boîte de réception dont vous voulez assurer le suivi, et dans le menu des actions (illustré ci-dessous), cliquez sur Me le rappeler dans… depuis le menu d’actions (cf. ci-après)

Étape 2 : Choisissez le moment où vous souhaitez recevoir votre rappel et cliquez sur Sauvegarder.

Votre rappel a été défini, et le message lui-même a été automatiquement déplacé vers votre dossier Suivi.

Communiquer avec les clients à partir de votre boîte de réception

Lorsque vous cliquez sur un élément de la boîte de réception, vous obtenez une page de conversation : une vue complète de ce client et de ses interactions avec votre entreprise.

Par exemple, la fiche client s’ouvre à droite et les interactions entre vous et votre client apparaissent dans un fil de conversation, comme illustré ci-dessous :

Vous pouvez gérer une grande partie de l’activité de vos clients directement et aisément à partir de cette page de conversation.

Faites l’une des choses suivantes :

Cliquez sur l’un des éléments de conversation spécifiques liés à des activités particulières telles que les paiements ou les réservations, et vous serez invité à prendre les mesures appropriées.
Utilisez la barre de message située sous le fil de conversation pour envoyer un message direct à vos clients, ou pour effectuer un large éventail d’actions en cliquant sur l’icône, comme vous le voyez ici :